ارتباطات خود را تقویت کنید حتی بدون اینترنت!

 از وقتی که بحث تشکیل کمیته کتابخانه های تخصصی در انجمن کتابداری ایران و متعاقب آن تشکیل شاخه ایرانی انجمن SLA یا انجمن کتابخانه های تخصصی مطرح شد، بسیاری از کتابداران ایرانی عضو این انجمن شدند و به دنبال آن مجله این انجمن به دست این کتابداران می رسید. این مجله  Information Outlook نام دارد. دوستانی که این مجله را ورق زده اند حتماً تصدیق می نمایند که در عین سادگی، محتوای روزآمد و مناسبی برای کتابداران دارد. از برخی مقالات آن برای کلاس درس تکنولوژی اطلاعات استفاده میکردم و مباحث آن برای دانشجویان جذاب بود. یکی از مقالات و یادداشتهای کوتاه این مجله را که مربوط به تاریخ می و ژوئن ۲۰۱۲ است انتخاب کرده م و به صورت خلاصه در این یادداشت در موردش بحث خواهم کرد.

عنوان این مقاله هست: Tips for Networking که نویسنده آن  خانم کین تانگ، کتابدار خدمات فنی در مینه سوتا است. قبل از هرچیزی به ذهن هر کسی ممکن است این نکته متبادر شود که منظور نگارنده مقاله، نحوه ایجاد شبکه های داخلی یا خارجی از طریق کتابخانه است. ولی این یک عنوان جذاب کننده است و محتوا چیز دیگری را رقم میزند. اول اینکه نکته جالب در اکثر این مقالات این مجله این است که نویسندگان آن اکثراً کتابدار هستند. آنهم یا کتابدار بخش خدمات فنی یا بخش خدمات عمومی. کمتر از نام مدرس دانشگاه در این مقالات اثری می بینیم یا اصلاً در برخی ویژه نامه هایش اثری از نام اعضای هیات علمی نیست. یعنی کتابداران یک فضای باز دارند که دانش و تجربه خود را به اشتراک بگذارند.

این یک موقعیت ایده آل است که برعکس، ما در بین کتابداران خودمان کمتر می بینیم که دست به قلم شوند و نمیگوییم حتماً یک مقاله سرشار از جداول و ارقام و آمار و رگرسیون و همبستگی مثبت و منفی بنگارند، بلکه حداقل تجارب خود را در طی مدتی به خدمت مشغولند با دیگران قسمت کنند. قطعاً این تجربیات به قدری ناب است که در هیچ مقاله انتزاعی و تخیلی و پرسشنامه ای نمیتوان آنها را یافت. هرچند میدانیم اکثر کتابداران ما گرفتارتر از آن هستند که بتوانند گاهی دست به قلم هم شوند ولی مکتوب کردن و مستند نمودن تجربیات عاملی است که نباید اهمیت آن را فراموش کرد.

به هرحال، خانم تانگ در مقاله خود اشاره کرده که شبکه سازی حتماً به معنی ارتباط برقرار کردن از طریق ایمیل یا انواع مسنجرها نیست. شاید نظیر این مباحث را بتوان در متون دیگر هم دید ولی این موارد صرفاً ویژه کتابداران تهیه شده اند.

او در اولین گام، توصیه میکند که کتابداران خودشان باشند. یک فرد واقعی و اصیل. گفتار، رفتار و اعمال شما باید با شخصیتتان همخوانی داشته باشد. لازم نیست برای تحت تاثیر قرار دادن مراجعان، شخصیت خود را پنهان کنید.

نکته دومی که در این مقاله به آن اشاره شده، کنجکاو بودن است. با پرسش و کنجکاوی، سعی کنید دانش تخصصی خود را افزایش بدهید. از این نترسید که فکر کنند شما کم اطلاعید. مهم اطلاعات ارزنده ای هست که به دست می اورید. در مقابل کسب این اطلاعات می توانید با متخصصان مختلف ارتباط برقرار کنید و این فرصتی است برای تعاملات بیشتر کتابخانه با اندیشمندان و متخصصان. علاقه مند به تعامل باشید و بدانید اگر به سوی مراجعان حرکت کنید و منفعل نباشید، آنها نیز از این ارتباط و تعامل خشنود خواهند شد.

در دسترس باشید. آن یخ ارتباطی را با کاربر بشکنید. به سادگی در گیر گفتگو با مراجعه کننده شوید. نباید از تعامل و گفتگو با او نگران بود. صبر نکنید تا او به سراغ شما بیاید. شما به استقبالش بروید. مثلاً شاید مراجعه کننده از شما رمز شبکه بی سیم کتابخانه را بخواهد. محترمانه روی کاغذی نوشته و به او تحویل دهید.

حضور فعال داشته باشید. برای مراجعه کننده هیچ چیز جذاب تر این نمی تواند باشد که به او توجه کامل میکنید. اگر هنگامی که او از شما سوال دارد، سرتان به سوی صفحه نمایش رایانه باشد، با تلفن همراه و تلفن ثابت، صحبت کنید، مشغول نوشیدن چای یا یک لیوان آب خنک باشید در حالیکه او عجله دارد یا نگران است که کارش را به پایان برساند. پس به او توجه کامل داشته باشید.

فروتن باشید. هیچکس از یک کتابدار مغرور و متکبر خوشش نمی آید. سعی نکنید تخصص خود را به رخ مراجعه کنندگان بکشید.به شخصیت و استعدادهای مراجعان و حتی همکاران خود احترام بگذارید. این بخشی از اخلاق و رفتار حرفه ای شماست.

ایده ها را به اشتراک بگذارید. خلاق باشید و از به اشتراک گذاشتن ایده ها نترسید. معمولاً برخی کتابداران ما به دلایلی از ایده پردازی و خلاقیت می ترسند. شاید یکی از دلایلش، این باشد که احتمالاً رئیس او را به خاطر اینکه وظایف تازه ای را انجام میدهد توبیخ کند یا اینکه میترسد وظایفش بیشتر شود و دیگر نتواند وقت خود را بیهوده تلف کند!

مثبت باشید. یک لبخند میتواند خشمگین ترین مراجعه کننده را هم خلع سلاح کند. حتی اگر مراجعه کننده خیلی عجول و عصبانی بود شما باید برعکس او باشید. همچو آبی روی آتش! آرامش، متانت، احترام، مهربانی، مثبت اندیشی و خونسردی شما باعث میشود او بعداً از تندی برخوردش به شدت ابراز ندامت کند! در تجربه ای یک کتابدار، در مقابل پرخاشی های یک پژوهشگر فقط سکوت کرد و با متانت به او پاسخ میداد. این کار باعث شد هر لحظه از شدت خشمش کاسته شود و بعداً هم به طور رسمی از آن کتابدار عذرخواهی کند!

سپاسگزار باشید. همیشه از افراد شامل مراجعان و همکاران که اندک همکاری با شما میکنند سپاسگزار باشید. این قضیه به خصوص در مورد کسانی صدق میکند که کتابهای خود را به کتابخانه هدیه میدهند. سعی کنید طی نامه ای رسمی و حتی به صورت حضوری از آنها تشکر کنید. حتی میتوانید از مراجعانتان که کتابخانه شما را برای استفاده انتخاب کرده اند تشکر کنید. همین قضیه باعث تعامل و صمیمیت بیشتر بین مراجعان و کتابخانه خواهد شد.

حالا باید دید خود ما کتابداران تا چه میزان این مقوله ها را که به نظر خیلی بدیهی و پیش پا افتاده می آیند ولی فوق العاده مهم هستند رعایت می کنیم. چقدر در کلاسها و کارگاههای آموزشی این موارد و نظایر مشابه و جامع تر گوشزد شده اند؟ آیا اصلاً تلاشی کرده ایم که یک کتابدار با روابط عمومی قوی(که البته بخشی از آن به ذات فرد بر میگردد) در بخش خدمات عمومی به کار بگیریم. آیا اصلاً برای ما خدمات عمومی مهم است یا افت دارد؟

گاهی اوقات، وقتی اسم میز امانت و خدمات عمومی می آید، افراد روی ترش میکنند. انگار میز امانت جایی است که موجب بدنامی میشود! در صورتیکه قلب تپنده و حیاتی کتابخانه محسوب میشود. ولی برعکسش را در نظر بگیرید. سالهاست در جامعه کتابداران ما این نکته نهادینه شده که کتابدار بخش سازماندهی و به طور کلی خدمات فنی، یک فرد شیک، با کلاس، فهیم، با درایت، به روز و واجد همه ویژگیهای مثبت است! چرا؟ چون در فضایی مجزا فعالیت میکند. با مراجعه کننده سروکار ندارد. با دانش سازماندهی سروکار دارد و غیره. تمرکز ما طی این سالها هم بیشتر روی سازماندهی منابع بوده تا بهره گیری مناسب از آنها.

در اینکه مواد اطلاعاتی باید سازماندهی شوند تا بتوان بهتر از آنها بهره برد شکی نیست. در اهمیت سازماندهی اطلاعات، هیچ تردیدی وجود ندارد. ولی چرا اینقدر که بر این حوزه تاکید داریم بر حوزه های دیگر نظیر خدمات عمومی و تربیت کتابداران مرجع تمرکز نیست و این خدمات را پیش پا افتاده می شماریم؟ در حالیکه اگر اینطور فکر میکنیم سخت در اشتباهیم و به بیراهه میرویم. به هرحال امید می رود که بتوان به تعادلی در این زمینه رسید و بتوان در آینده شاهد تربیت کتابداران مرجع و کتابداران بخش خدمات عمومی باشیم که شبکه سازی را فقط ایجاد وبلاگ، وب سایت یا بحث در شبکه های اجتماعی و تالارهای گفتمان ندانند و از شیوه های ممکن و معقول برای تعامل با مراجعان و همکاران خود بهره گیرند.

6 نظر برای مطلب “ارتباطات خود را تقویت کنید حتی بدون اینترنت!”

  1. سلام آقای دکتر اصنافی
    مقاله ی بسیار خوب و جالبی بود.
    از شما سپاسگزارم که نکات و موارد عینی که در کتابخانه ها، کتابداران با آن مواجه شده اند و می شوند رااشاره کردید.همان طور که در مقاله فرمودید “امانت و خدمات عمومی قلب تپنده و حیاتی کتابخانه محسوب می شود” دقیقا همینطوراست.
    یکی از وظایف بخش امانت، اشاعه ی اطلاعات به مراجعین است که به عنوان یک رکن اساسی برای این بخش محسوب می شود که دراینجاست که نقش و وظایف کتابداران مرجع و کتابداران بخش خدمات عمومی مهم و سنگین است و به خوبی احساس می شود.

  2. سلام آقای دکتر اصنافی
    دقیقا با گفته های شما موافقم… خود من بیش از یک سوم از سالهای کاری ام را در بخش خدمات فنی گذراندم و دوسوم دیگر را در بخشهای عمومی کتابخانه بوده ام… از کتابدار صفر شروع کردم… بعدش فهرستنویس شدم… بعد مسئول خدمات فنی و دست آخرم مسئول خدمات عمومی یا همون امانت و مرجع… البته اگر دست خودم بود تا ابد در بخش فنی می ماندم اما جابجایی های مکرر به دلایل کوچ و غیره… باعث شد همه بخشها رو امتحان کنم… هرجا رفتم بخش امانت را تبعیدگاه می دانستند و فنی را کعبه آمال و آرزوها اما از روی تجربه می گویم که کار امانت شیرین تر است ولی پراسترس تر… برای خودمن دیگر الان هرستنویسی اصلا لطفی ندارد… همه چی در حد ایزو گرفتن و تصحیح مدارک است… خبری از شماره سازی و فهرست توصیفی و تحلیلی نیست… متاسفانه خطا و اشتباه هم خیلی خیلی زیاد شده… نرم افزارهای فارسی کتابخانه ها هم ماشالله که اصلا نمی شه روشون حساب باز کرد…به نظر من اگر همه به این جمله که بخش امانت قلب تپنده هر کتابخونه اس ایمان داشته باشن دیگه این جور مشکلات رو نخواهیم داشت…
    اون جمله تون در مورد اینکه کتابدارای فهرست نویسی خودشون رو با کلاس می دونن خیلی خوشم اومد… یه جورایی درکش می کنم.

  3. سلام من با کاربردی بودن اصولی که نام بردید بسیار موافقم و به شخصه در عمل آن را تجربه کرده ام. بارها شده است که مراجعه کننده بسیار عصبانی با لبخند من آرام شده است.
    اما در مورد فهرستنویسی متاسفانه در حال حاضر همه چیز معطوف به ایزو گرفتن شده است و بس…. اما باز هم مرجع کعبه آمال یک کتابدار و حداقل من است…
    سپاس

  4. ضمن تشکر از مطلبتان
    من مطالبی را که در مقاله بیان شده تا حدود زیادی در کتابخانه انجام میدهم و به طور عینی و کاملا مشهود نتیجه اینکار را میبینم.
    به کار بردن موارد فوق باعث ایجاد روابط کاملا گسترده و صمیمانه و سبب جذب هرچه بیشتر مراجعین به کتابخانه و کتابخوانی گردیده است

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *