دیجیتال سازی در دانشگاه ایالت ارگان: یک مطالعه موردی و مقایسه آن با کتابخانه های ARL

نویسنده: میشاییل بوک [۱]

مترجم: سمیه سیروسی [۲]

چکیده

این مقاله نشان می دهد که کتابخانه های دانشگاه ایالت ارگان (OSUL) برای دست یابی به فعالیت های مرتبط با کپی رایت ، تصویر سازی دیجیتالی ، فرا داده ، طراحی وب/ سخت افزار/ نرم افزار و گزینش منابع چه اقداماتی داشته اند.

گروه های تعریف شده در OSUL هر کدام موظف بودند وظایف موجود در این مسئولیت را با استفاده از تجارب OSUL، در جهت هماهنگ سازی مسئولیت های دیجیتال سازی ساختار سازمانی موجود به انجام رسانند. نتایج این تحقیق با نتایج تحقیقات پیشین کتابخانه های ARL مورد مقایسه قرار گرفته است.

مقدمه :

تقریباً همه کتابخانه های دانشگاهی بزرگ منابع چاپی خود را به صورت دیجیتالی در می آورند و دسترسی به این منابع را از طریق اینترنت فراهم می سازند  . در ۱۰ تا ۱۵ سال گذشته کتابخانه ها فعالیت های دیجیتالی خود را به دیگر مسئولیت های خود افزودند.

این مقاله ، بخش ها و گروه های پروژه دیجیتالی سازی را که مسئول فعالیت های دیجیتال سازی در دانشگاه ایالت ارگان هستند و همچنین انجمن تحقیقاتی کتابخانه ها (ARL) – که مسئول ارائه راهکارهایی به دیگران در جهت بهبود ارائه خدمات است- را بررسی خواهد کرد .

در اینجا دیجیتال سازی به معنای بررسی و توضیح مواردی مشابه به عکس و کتاب است که بصورت آنلاین (online) مورد دسترسی قرار می گیرند.

در طی یک تحقیق که در دانشگاههای ARL توسط نویسنده و وندراسک (vanderacek)  که در سال ۲۰۰۵ صورت گرفت ما دریافتیم که تلاش های دیجیتال سازی ARL اغلب درون  بخش هایی صورت گرفته است که دارای منابعی بودند که شامل منابع قابل دیجیتالی شدن بوده اند؛ مانند کتابخانه ها و بخش های مخصوص جمع آوری و آرشیو.

در طی این دوره کتابخانه های مذکور اغلب در راستای مسئولیت های دیجیتال سازی برای یک بخش در کتابخانه جدید دیجیتالی حرکت کردند( تا هماهنگ سازی این مسئولیت ها با بخش های موجود).

سه سال از انجام تحقیق صورت گرفته می گذرد.

جالب به نظر می رسد ببینیم این کتابخانه در طی این سال ها مطابق با تحقیق دانشگاههای ARL تغییر کرده اند یا نه. OSUL  مسئولیت های دیجیتال سازی را در بخش های موجود هماهنگ می سازد. این مقاله دو روش را مقایسه کرده و فوائد و مضرات هر یک را توضیح می دهد.

پیشینه تحقیق

جدا از تحقیق ARL مقالات و مطالعات کمی بوده اند که نگاهی عمیق به تغییرات سازمانی کتابخانه و تغییرات نقش ها و مسئولیت های مرتبط با فعالیت های دیجیتال سازی داشته باشند. این مطالعه بر روی جنبه های تکنیکی دیجیتال سازی اعم از پردازش ، خلق داده ها و استاندارد سازی و ارزش های دیجیتالی متمرکز شده است اما توضیح نمی دهد که چه کسی این کار را انجام می دهد .

دیگر تحقیقات بیشتر به مهارت ها و تجاربی که کتابخانه های دیجیتالی جدید نیازمند آنند می پردازند تا ساختارهای سازمانی یا نقش ها و مسئولیت های شخصی که برای دستیابی به دیجیتال سازی لازم و ضروری اند بیشتر مطالعات تا اینجا پیش می روند که برنامه های دیجیتالی و یا خود مجموعه های دیجیتالی چگونه بدست می آیند.

گزارش گرینستین(Greenstein) و تورین(Thorin) بعضی موارد را که برای کتابخانه ها در ساختار برنامه های دیجیتالی در نظر می گیرند را توضیح     می دهد.

تحقیق آنها در حیطه تلاش فدراسیون کتابداران در جهت دیجیتالی شدن کتابخانه ها بحث می کند.

آن ها در همچنین از شش مطالعه دیگر در رابطه با موسسات بزرگتر استفاده کرده اند که اولاً در مورد اینکه آنها چگونه برای دست یابی به دیجیتال سازی مدیریت شده اند . ثانیاٌ در مورد ایجاد کتابخانه دیجیتال و همچنین اطلاعاتی درباره حفظ بودجه و سرمایه بحث می کند.

این مطالعه بیانگر آن است که بیشتر کتابخانه های گزارش شده مسئولیت های دیجیتال سازی خود در بخش یا بخش های جدید دارا هستند تا انتقال این کار به بخش های موجود.هرلبرت(Horlbertt) و دجنیک(Dujnic) بخش خدمات فنی را که شامل چندین پروژه دیجیتال سازی در کارنجی ((carnegie – ملن(mellon)- است و همچنین طرز عمل و فعالیت جدیدی را که سبب توسعه این بخش ها گردبده اند  را توضیح می دهند که این بررسی در جهت اصلاح بوده و مطابق موارد پروژه های گوناگونی است که به این بخش داخل و خارج می شوند.

فهرست نگارها یا کاتالوگرها شامل درخواست داده ها برای دیجیتالی شدن هستند و متضمن اینند که پیوندهایی بین فهرست و کاتولوگ و متن دیجیتالی آن وجود دارد.

فهرست نگارها در گروه های پروژه دیجیتالی فعالیت میکنند و به تعیین پروسه ها یی که نیاز به انجام همه جانبه خلق داده ها برای موضوعات دیجیتالی دارند، کمک می کنند.

کندی(Kennedy) تأثیر تلاش های دیجیتال سازی را بر روی بخش های حراست(نگهبانی)ARL توضیح می دهد.

کندی تغییر و تحول فتوکپی کردن در بخش نگهداری و همچنین فعالیت های اصلاحی شامل عملیات های پردازش را مورد ارزیابی قرار می دهد و درمی یابد که تلاش های دیجیتال سازی در کل تعداد کتاب هایی که در یک نمونه از بخش های نگهداری ARL مورد بررسی قرار گرفته ۱۰درصد افزایش داشته است.

علاوه بر این تحقیقARL، وندراسک و اینجانب در مقاله های جدا از هم هر یک بر سر این موضوع بحث کرده ایم که چگونه مسئولیت های کتابخانه ای گذشته می توانند به مسئولیت های دیجیتال سازی کاربردی مبدل شوند. در این مقالات همچنین پیشنهاد شده است که آمیختن یا ترکیب این مسئولیت با جامعه و بخش خدمات فنی می تواند به نفع کتابخانه ها باشد .

برای مثال کتابخانه های مرجع بیشتر می توانند در بکارگیری داده ها و فهرست نگارها از طریق توسعه روابط فیمابین با کاربر مورد استفاده قرار گیرند.

در مقاله اول نویسنده بیان می کند که مسئولیت خاص برای پروژه های دیجیتال سازی در کدام قسمت از دانشگاه ایالت لکولند (کتابخانه دانشکده ای متوسط) به کار گمارده شده بود.

این مسئولیت ها برای بخش هایی که پیش از این مسئول فعالیت های مشخصی بودند به کار گرفته شد.  مشارکت و همکاری درون بخشی در تکمیل فعالیت های دیجیتال سازی مورد تاکید بوده است.

کمبود متون مرتبط با سازماندهی به منظور دست یابی به دیجیتال سازی ناگهانی اخیر مربوط می باشد. همچنین فقدان متون در رابطه با ساختار سازماندهی شده کتابخانه نیز  به همین علت است.

در واقع کمبود اطلاعات در این باره که چگونه کتابخانه ها ، برای تحقق فعالیت های دیجیتال سازی برنامه ریزی کنند، یکی از دلایل نوشتن این مقاله بوده است.

تجارب OSUL بشکل امیدوارکننده می تواند الگوی مناسبی برای بسیاری از بخش های تحقیقاتی کتابخانه ها بمنظور بکار گیری مسئولیت های دیجیتال سازی در درون سازمان هایشان باشد.

تقسیم مسئولیت های دیجیتال سازی

اولین فعالیت OSUL در رابطه با دیجیتال سازی در سال ۱۹۹۴ صورت گرفت. در آن زمان مانند بسیاری از کتابخانه ها تلاش برای دیجیتال سازی اولیه در بخش های آغازی بیشتر در قالب مسئولیت های دیجیتالی به کار برده می شد. در مورد OSUL و بیشتر کتابخانه های دیگر بخش آغازی دارای آرشیوها و مجموعه های خاص بود . در نهایت OSUL بتدریج شروع بر دوباره تعریف کردن ساختار سازمانی خود شد و مشخص کرد که چه بخش هایی باید مسئولیت های دیجیتال سازی و  تعداد پروژه های دیجیتال سازی افزایش دهند.

دستیابی و پیدا کردن بهترین ساختار سازمانی برای مدیریت پروژه های دیجیتال سازی پروسه ای ساده نبود،  بلکه بعنوان یک تلاش مداوم در OSULصورت می گرفت.

گزارش ها حاکی از آن بود که کتابخانه های ARL بخش های کتابخانه ای دیجیتالی جدیدی را تاسیس کرده بودند که از ساختار قدیمی کتابخانه ای خارج شده و جنبه های دیجیتال سازی در آن به کار برده می شود. OSUL در کنار این فعالیت های وسیع مشارکتی در درون بخش های کتابخانه ای موجود دارد.

در OSUL کتابخانه های مرجع ، کارکنان آرشیوها و کارکنان مجموعه (کلکسیون ها) های خاص وظیفه دیجیتالی کردن مفاد انتخاب شده را بر عهده دارند. از سال ۲۰۰۳ اکثر پردازش ها و همه فعالیت های داده پردازی در  بخش تولید دیجیتالی و در درون بخش خدمات فنی قرار می گیرند. از سه مقام کارگزار استفاده می شود که دو نفر آن ها از بخش فهرست نگاری رده ای و یک نفر از بخش فهرست نگاری تک نگاشت ( mono graph) برای تولید بخش دیجیتال گرد هم می آیند.(کار طراحی وب/ نرم افزار/ سخت افزار توسط بخش سیستم ها صورت می گیرد .) مسئولیت های کپی رایت درون سازمان ها پراکنده می شود.

جدول ۱ نشان می دهد که چگونه مسئولیت های دیجیتال سازی در درون سازمان OSUL پراکنده شده است. در این جدول یک جعبه نشان دهنده آن است که این بخش مسئولیت اولیه ای دارد یا اینکه این بخش و دیگر بخش ها این مسئولیت اولیه را با یکدیگر تقسیم می کنند. سه جعبه نمایانگر آن است که این بخش بطور کامل مسئول آن فهرست مسئولیت است .

کپی رایت: ستون ۲

تصویر سازی دیجیتالی: ستون ۳

فراداده: ستون ۴

سخت افزار، نرم افزار، طراحی وب: ستون ۵

گزینش: ستون ۶

(در کتابخانه های ARL حداقل مطابق تحقیق سال۲۰۰۵ آرشیو ها و بخش های مجموعه ای خاص وظیفه دیجیتالی کردن مفاد انتخاب شده خاص را بر عهده دارند، هر چند که بسیاری از کتابخانه های ARL اخیراً در پروژه های دیجیتال سازی وسیع با گوگل ماکروسافت پیمان آزاد ( open content) همکاری داشته اند . کتابخانه هایی که در این تلاش ها درگیر شده اند انتخاب کم یا هیچ انتخابی از منابع مناسب قابل دیجیتالی شدن نسبت به انتخاب های  دیگر داشته اند. فعالیت های پردازشی در کتابخانه های ARL اغلب در بخش های کتابخانه ای دیجیتالی جدید اتفاق می افتد که گزارش می شود خارج از ساختار کتابخانه ای پیشین هستند.

فعالیت های داده پردازی در کتابخانه های ARL همچنین اغلب در بخش های جدید دیجیتالی صورت می گیرد هر چند بخش های خدمات فنی، آرشیوها و مجموعه های خاص همانند OSUL گهگاه مشمول کتابخانه ها میشوند. کار طراحی وب ، نرم افزار  و سخت افزار  در بخش های خدمات فنی صورت می گیرد. مسئولیت های کپی رایت نیز مانند OSUL در کتابخانه هایARL پراکنده شده است .

جدول ۲ نشان می دهد ه چگونه مسئولیت های دیجیتال سازی در سازمان های ARL بر طبق نتایج تحقیق ۲۰۰۵ پراکنده شده است.

در این جدول ها تصویر سازی مسئولیت های دیجیتال سازی به شش دسته تقسیم می شود.

مدیریت – کپی رایت- تصویر سازی دیجیتالی – داده پردازی – طراحی وب/ سخت افزار/ نرم افزار و گزینش. (ضمیمه الف). بخش ها و جایگاه هایی که برای فعالیت های دیجیتال سازی در OSUL و کتابخانه های ARL مسئول هستند مورد بحث و مقایسه قرار می گیرند.

در تحقیق اولیه کتابخانه های ARL از مراجعان درخواست شد تا یکی از بخش های ذر شده زیر را بای بر عهده گرفتن مسئولیت دیجیتال سازی انتخاب کنند.

ادارات- آرشیوها و مجموعه ها – مرجع ها – مجموعه های خاص – سیستم ها و خدمات فنی.

کتابخانه های کمی از این بخش های سنتی که ذشته نام برده استفاده می کنند و OSUL نیز از این قاعده مستثنی نیست. برای مقایسه نتایج تحقیق ARL با تجارب OSUL،  بخش های مختلف OSUL در نقشه ها و جداول این مقاله به اسامی بخش های اصلی نامبرده در بالا نامیده شده اند.

مدیریت

 مسئولیت های مدیریتی مرتبط با دیجیتال سازی شامل تصویب و اولویت بندی پروژه های دیجیتال سازی، هماهنگ سازی تلاش های درون کتابخانه با دیگر شرکای همکار و حفظ سرمایه و ارتقا تولیدات نهایی است.

در سال ۲۰۰۳ فعالیت دیجیتالی کتابخانه OSUL که با توجه به فعالیت های دیجیتالی کتابخانه ای بدست آمده بود، شکل گرفت که این فعالیت ها شامل پروژه های دیجیتال سازی است .

این کار بعدها توسط تیم مدیریتی OSUL صورت گرفت چرا که اعضا و مسئولیت های دو گروه بطور محسوسی با یکدیگر اشتراک پیدا کرده بودند.

در OSUL گروه مدیریتی به همراه کتابداران دانشگاه تصویب یا موافقت نهایی را برای اجرای پروژه های دیجیتال سازی اعلام می کنند .

این گروه طرحی را به منظور خلق یک مکانیزم، برای کارکنان کتابخانه در جهت اهداف طرح و نیز تسهیل در بازبینی طرح بوجود آوردند. گروه مدیریت تصمیمات بودجه ای بر عهده گروه مدیریت است.

مسئولیت های هماهنگی پروژه عمدتا بسته به آن است که چه بخشی این پروژه را کلید بزند. رئیس بخش آرشیو ها و مجموعه های خاص برای موارد دیجیتال سازی بخش خود یا با دیگران هماهنگ می کنند یا از هماهنگی که درون بخش هایش بهره می جوید.

این بخش ها با بخش تولید دیجیتال سازی سر و کار زیادی دارند تا بدین صورت از کار پردازش و داده پردازی به موقع و همچنین ارتباط با بخش سیستماتیک که توسط طراحان وب سایت های مجموعه صورت گرفته اطمینان حاصل کند.

رئیس بخش خدمات فنی اغلب پروژه هایی را که از طرح استراتژی OSUL بدست می آیند را پیگیری می کند و آن ها را برای بخش تولیدات دیجیتالی در میان سایر  پروژه های دیجیتال سازی قرار می دهد.

علاوه بر کار کتابخانه ای دیجیتالی که صورت گرفت، یک گروه پروژه کتابخانه دیجیتال در سال ۲۰۰۳ برای هدایت بیشتر جنبه های فنی تولیدات دیجیتالی و بررسی مطابقت آن ها با استانداردها ، شکل گرفت .

بعد از مطابقت با استانداردها این گروه منحل می شود و OSUL مسئولیت هماهنگ سازی گروه پروژه در بخش های موجود رمی شود.

گروه های پروژه ای زیر مجموعه ، به طور غیر رسمی برای بکار بردن سوالات شکل گرفته و برای پروژه های دیجیتالی خاص نیز  آماده می شوند.

جدول ۲

مدیریت: ستون ۱

کپی رایت: ستون ۲

تصویر سازی دیجتالی: ستون ۳

فراداده: ستون ۴

سخت افزار/نرم افزار/ طراحی وب: ستون ۵

گزینش: ستون ۶

در کتابخانه های ARL مسئولیت ها مدیریتی غالب اوقات در قسمت های جدیدی انجام میشود که این قسمت ها در بخش هایی از کتابخانه دیجیتال ایجاد شده است . در این میان برخی از کتابخانه ها هماهنگی پروژه را به بخش های قبلی اختصاص داده اند.

هماهنگی برای پروژه های دیجیتال در کتابخانه های ARL همانند تلاش برای رشد دیجیتالی منابع، حرکتی است که به تازگی در بخش های کتابخانه دیجیتال تشکیل شده است.

در کتابخانه های کوچک و متوسط، یک تیم مدیریتی برای بازبینی پروژه های پیشنهادی در نظر گرفته شده بود که این مهم سبب گشت بخش های بالایی به پتانسیلی دست یابند که به موجب آن به آسانی به دیگر مراحل دسترسی یابند. در بخش سیستم، دسترسی به بخش معین برای ذخیره سازی و در بخش خدمات فنی دسترسی به بخش های مسئول برای داده پردازی و تعیین کارکنان و تجهیزات در راس مسئولیت ها قرار گرفت .

کپی رایت

به هر پروژه دیجیتالی که زیر مجموعه نیاز OSUL باشد ، گاهی به دلیل داشتن ویژگی معقول و گاهی به دلیل وجود حقوق کپی رایت و یا قانونی بودن یا طی کردن صحیح مراحل قانونی -که مواردی مثل ارتباط با ناشر، نویسنده و دیگر صاحب امتیازان کپی رایت است- رسیدگی می گردد. در OSUL وکیل مدافعان با مدیریت صحیح، راهبرد های قانونی را فراهم می کنند و پیمان زبانی می بندند اما مسئولیت کپی رایت درون OSUL پراکنده می شود و تعریف واضح و روشنی ندارد.

مسئولیت کپی رایت در بخش های مختلف وجود دارد بدون اینکه اشتباهی در آن رخ بدهد . در نتیجه تثبیت پیشرفت تدریجی کپی رایت، اداره کردن و استاندارد شدن آن نباید هنوز ناآشنا به نظر بیاید .

OSUL شخصی را برای بسیاری از جنبه های صحیح مدیریتی جهت اداره آرشیوها و بخش های مجموعه ای خاص استعلام می کند . همزمان با آن کارمندان پروژه برای دیگر بخش هایی که در قسمت های پایین تر قرار دارند آموزش می بینند و قوانین صحیح را برای انتخاب موارد دیجیتالی و نگهداری یک کپی رایت wiki برای OSUL بدست می آورند .

پی گیری کتابخانه های مرجع و پیروی از دستورات آن برای منابع موجود در مجموعه ها که سبب هدف دار شدن می شود در راستای دیجیتال سازی است. آنها از طریق پست الکترونیکی با صاحبان کپی رایت ارتباط برقرار می کنند. همچنین سرپرستی که برای مسئول معاونت دانشجویی کار می کند نیز دارای حق کپی رایت است. گذشته از این، کتابخانه های مرجع اجازه می دهند منابعی  دیجیتالی شده  حفظ شوند.

 پروسه های دیجیتالی در قسمت های مشخصی از OSUL انجام می شود و کتابداران و استادان دانشگاه را قادر می سازد که مدارک را یکی کنند یا اینکه آنها را به صورت مجموعه هایی با حجم کم دریافت کنند.

در مجموعه بخش های پیشرفته، افزودن مسئول برای منابع الکترونیکی مجاز و دیگر نشریات کاربردی در را ستای ارتباطات پژوهشی ممکن است منجر به ایجاد یک مکانی مناسب برای کارهای مربوط به کپی رایت شده و  درون سازمان مستقر شود . کارکنان فوق تخصص که خبر پیشرفت مجموعه ها را به OSUL می دهند در حال افزودن مسئول برای ذخیره کردن (در معنی اندوختن) دانشگاههای خودی و دیگر کتابخانه هایی هستند که تشخیص دادند منابع دیجیتالی آنها در منابع دیجیتالی OSUL  وجود داشته است. در طول  این مدت برای ذخیره منابع دیجیتالی متخصصینی می توانستند مسئولینی را اخذ کنند که مجوز کپی رایت را بگیرند و اطلاعات را در منابع الکترونیکی، سیستم های مدیریتی، پایگاه های اطلاعاتی و ثبت آمار مرتب نمایند.

در کتابخانه های ARL  نیز مسئولیت های وابسته به کپی رایت در سطح وسیعی پراکنده شده بودند اغلب این مسئولیت ها به کارکنان اداری یا کارکنان سطری با هماهنگی شورای قانونی دانشگاه واگذار شده بود . در یک کتابخانه کوچک ARL یک وکیل استخدام شد که فعالیت های کپی رایت را هماهنگ کنند این راه حلی بود که احساس نیاز به کتابخانه های بزرگ تر را به وجود آورد. کتابخانه ها با بارگذاری اشتباه به ادارات کپی رایت و واگذاری کارها به اشخاص کارمند به تنهایی سود می برند.

تصویر سازی دیجیتال :

تصویر سازی دیجیتال به توانایی  بازشناسی کاراکتر نوری منابع چاپی جهت جستجوی متن کامل و دیجیتالی کردن سایر مشکل های رسانه های مشابه مانند منابع دیداری ، شنیداری ، عکس برداری و نیز اطمینان از کیفیت موضوعات دیجیتالی اطلاق می شود .

OSUL شامل تصاویر دیجیتالی و فعالیت های واگذاری قرار داده در داخل یک دستگاه دیجیتال در بخش خدمات فنی است که یک جریان کاری موثر و هماهنگی بیشتر را میان این دو مجموعه از وظایف فراهم می کند .

دانشجویان در یک پوشش اجمالی فرا داده ای به وسیله کارکنان متخصص افزایش سطح پیدا می کنند. همچنین همه کارهای تصاویر دیجیتالی در OSUL به وسیله دانشجویان استخدامی به انجام رسیده است. اولین بار مخلوطی از کارکنان متخصص و دانشجویان دستیار سطح بالا کنترل های دقیق را در جهت بررسی موضوعات انجام دادند. مشارکت کارکنان متخصص در این پروسه با ارزش بود زیرا به دانشجویان مشارکت دیجیتالی و روند کلی کار را آموخت. بعد از اولین مشارکت در کنترل کیفیت و همراهی و تلاش کارکنان این مسئولیت متحول شده بود، تا فرا داده را اختصاصی کند. از آنجا که کیفیت بررسی کاراکتر نوری توسط دانشجویان پیشرفت کرده بود، تصمیم گرفته شد زمان رسیدگی به کیفیت آیتم هایی را که توسط دستیاران دانشجو بررسی می  شد را طولانی نکنند.

کتابخانه های ARL نشان می دهند که تصویر سازی دیجیتالی در موسسه هایشان اغلب به مکانی منتقل می شود که اخیرا ایجاد شده بودند. این بخش ها هم سطح کتابخانه های دیجیتالی است و گزارش ها حاکی از آن است که از  حالت کتابخانه سنتی خارج گشته اند .

در بسیاری دیگر از کتابخانه ها مجموعه بخش های تخصصی، زمانی که پروژه های دیجیتال سازی را آغاز  می کنند، این نقش را نگهداری می کنند .گزارش می شود در دیگر کتابخانه های ARL ، تصویر سازی دیجیتال در بخش های نگهداری انجام می شود.

فرا داده

مسئولیت های فراداده مرتبط با دیجیتال سازی شامل انتخاب شکل وساختار برای(e.g.Dublincore mod.mots)ایجاد یک دیکشنری اطلاعاتی برای توصیف رشته هایی مورد استفاده، گزینش و ایجاد آن برای کنترل لغات، انتقال ، دسته بندی محموله های اطلاعاتی و به کارگیری آن و کنترل کیفیت می باشد .

در OSUL واحد تولید دیجیتال در بخش خدمات فنی که مسئول وظایف مرتبط با دیجیتال سازی بود، اولین بار در سال۲۰۰۳ برای این مسئولیت انتخاب شد. پیش از این کاربر روری دیگر اطلاعات و کنترل لغات یا انجام نمی شد یا به وسیله گروه های پروژه cross departmenal اسبق که عضو سرویس های فنی بودند انجام می شد . فراداده اغلب با کتابخانه های استاندارد به توافق نمی رسد.

انتخاب الگوی فراداده ، پیشرفت و کاربردی کردن آن ، تعیین ویژگی رشته ، و ایجاد دیکشنری اطلاعاتی و نگهداری آن در OSUL به وسیله کتابداری که به تازگی برای دیجیتالی کردن آموزش دیده و از نظر موقعیت کاری نزدیک به گروه کاری فراداده  باشد، انجام می شود.

پستی که به واسطه سرمایه بیشتر(بدون سرمایه قبلی ) ایجاد شد، به دو کارمند تازه بازنشسته شده فوق تخصص در دیگر واحدهای خدمات فنی اختصاص یافت.

گروه کاری فراداده شامل فهرست نگارها و کارکنان واحد تولید دیجیتال فوق تخصص می شود. شخصی یک پروژه دیجیتالی را پیشنهاد می کند، که به طور معمول یک کتابدار مرجع یا عضو آرشیو یا مجموعه بخش های مخصوص است. این شخص به گروه کاری رسیدگی می کند تا تغییرات فرهنگ داده ها را مورد انتقاد و پیشنهاد قرار دهد و همچنین لغاتی پیشنهادی آن ها برای استفاده در پروژه را کنترل می کند. متخصصین در OSUL کارشناسان شرح استفاده از منابع دیجیتالی در یک الگوی فراداده را دارند که پیچیدگی کمتری نسبت به مارک[۳] دارد و محتوی استانداردهای آن نسبت به ای ای سی آر ضد[۴] آسان تر است . OSUL  در ابتدا دوبلین کور[۵] واجد شرایط را به کار می برد تا الگوی فراداده را شرح دهد و رکورد ام ای تی اس[۶]  برای بخش اجرایی و ساختمان، فراداده به وجود آورد.

آنها فقط نیاز به درک چگونگی ورود اطلاعات فراداده برای رشته های خاص به شبکه های دیجیتالی را داشتند. دانشجویان در این قسمت فراداده های کوتاه تر را برای مرور اجمالی تعیین می کردند . متخصصین فراداده تعیین شده دانشجویان را، به منظور تعیین کیفیت عناصر توصیفی افزوده ، تعیین موضوع هدینگ و ایجاد یک نام کاری اختیاری از پیش تعیین شده، بررسی می کنند تا موضوعات دیجیتالی را منتشر کنند.

اگر فراداده از قبل برای منابعی که دیجیتال سازی را شروع کرده اند در دسترس باشد در OSUL دوباره استفاده می شود . برای مثال اگر فراداده از قبل در فهرست های آنلاین در دسترس باشد دانشجویان آن را برای مخازن دیجیتالی کپی پیست می کنند و این از وظایف آنهامحسوب می شود.

اگر فراداده را در داخل مخازن دیجیتالی OSUL دسته بندی و تصفیه شود این کار درون واحد تولید دیجیتال نیز انجام می گیرد .

عدم توافق میان فهرست نویسان و متخصصان در مسئولیت های مبتنی بر فهرست نویسی  واحدهای نمایشی و سریال ها در شرح موضوعات دیجیتالی، سبب شد تا موقعیت های OSUL در راستای تلاش برای دیجیتالی شدن مرکزی شود. زمانی که واحد تولید دیجیتال شکل گرفت مسئولیت برسی فراداده خلق شده به متخصصین با تجربه در فهرست نویسی واگذار شد تا آنها اثبات کنند که توانایی انجام کارهای دقیق موسسه را دارند .

کتابداران مرجع با همکاری آن دسته از کارکنان بخش خدمات فنی که مناسب برای این کار بودند مجموعه لغات مجموعه هایی را که هدف آنها دیجیتال سازی بود کنترل کردند. گاهی اوقات آنها به بررسی فراداده نسبی عبارات موضوعی در محدوده موضوعاتشان و بررسی فراداده که آن موضوعات را دیجیتالی کرده است پرداخته که این کار آنها را قادر ساخت تا موارد موضوعی و جغرافیایی و وب پرتال ها را برداشت و بازیابی کنند در حقیقت انتقال فراداده به موضوعاتی که در مخازن دیجیتالی موجود است سبب گزینش موارد متشابه آن که در پورتال موجود است می شود.

کتابدار مرجع توصیه می کرد کتابداران یک بخش خاص برای کنترل موضوعی لغات خاص و نظم بخشیدن به اطلاعات درون آن با یکدیگر مباحثه داشته باشند تا بدین واسطه یادبگیرند که چگونه منابع را جستجو و بازیابی کنند.

در کتابخانه های ARL کتابداران مرجع با منابعی درگیر می شوند که شایع نیست. در بیشتر کتابخانه های ARL نشان داده شده بخش های فهرست نویسی سنتی مسئولیت آرشیو  فراداده را دارند ، اگر چه در بیشتر کتابخانه ها این مسئولیت در بخش کتابخانه های دیجیتالی تقسیم شده است.

در بسیاری از کتابخانه ها ARL فهرست نویس ها فرا خوانده می شود تا یا روی پروژه عبارات که به تازگی در بخش های کتابخانه های دیجیتالی شکل گرفته بود، کار کنند یا روی گزارش ویژه فراداده ای که هر دو اینها در بخش فهرست نویسی بودند انجام می شد و بخش کتابخانه دیجیتال در جایی کنار ساختمان گزارش ایجاد شد .

سخت افزار/ نرم افزار / طراحی وب

سخت افزار و نرم افزار یک فعالیت دیجیتال سازی شامل نصب ، تعمیر ، نگهداری و ایجاد برای خدمت رسانی است و سخت افزار های دیگر کامپیوتری مخازن دیجیتالی نرم افزار ، نگهداری دیجیتالی و اصلاحات است. جای تعجب نیست که بخش های سیستم در هر دو کتابخانه ARL و OSUL به طور کاربردی فعالیت می کنند.

در کتابخانه ها ARL و OSUL بیشتر طراحی ها ، اتصال های پیشرفته ، کارهای نزدیک با پروژه های گروهی در بخش سیستماتیک انجام می شود. کتابداران دیجیتال ساز و کارکنان مسئول پیشنهاد دیجیتال سازی مسئولیت مجموعه هایی مانند مجموعه های خاص ، آرشیو ها و بخش کتابداران مرجع را دارند .

OSUL  قابلیت استفاده از سیستم هایی مرکب از یک طراح وب و ۲ کتابدار مرجع که وظیفه مراقبت از وب سایت های مستقیم و یا کاربرد آسان OSUL را دارند، را دارد. کار آنها نزدیک به کار یک تیم طراحی وب شامل ۲ کتابدار مرجع و یک طرح وب است.

در OSUL همچنین گاهی منابع خارجی وب را طراحی و ترسیم می کنند که این منابع می تواند یک شرکت تجاری طراحی وب سایت باشد.

بیشتر کتابخانه ها ARL که در قبل از سال ۲۰۰۵ بازدید شدند، توجه ای به این منابع خارجی یا دیگر کارها شرح داده شده برای دیجیتال سازی نداشتند . OSUL فهمیده که ا اجاره یک شرکت طراحی وب که به به طراحی صفحات وب سایت کتابخانه ها کمک می کند بهتر به نظر می رسد و صفحات وب سایت ها کتابخانه بدین طریق کارایی بیشتری پیدا می کنند . نگهداری فراداده به بخش خدمات فنی اختصاص داده می شود . همه کتابخانه ها به ویژه در بخش های این سیستم مستقر هستند .

برنامه نویسی برای دیجیتال سازی در OSUL شامل به کار بری و دسته بندی وظایف فراداده ای و به انجام رساندن آن در یک واحد دیجیتال ساز درون بخش خدمات فنی است . دیگر فعالیتهای برنامه نویسی به منظور خدمات نگهداری و بازبینی بازگو می شود شود.

گزینش

همان طور که انتظار می رود ، در OSUL ، منابع ، آرشیو و  دیگر بخش های خاص، مسئولیت های بزرگی در جهت انتخاب موضوعات تخصصی مشابه و تبدیل آن به فرمت دیجیتالی دارند. کتابداران مرجع در OSUL مجموعه های مرجع را برای OSUL انتخاب می کنند. بخش های خاص و کارکنان آرشیو نیز تابع موضوعات انتخابی هستند زیرا سبب تخصصی شدن علوم در مجموعه شان می شود.

در OSUL کتابداران مرجع و  استادان دانشگاه در بخش های تعیین شده برای انجمن علمی به منظور  تشخیص میزان پتانسیل برای همکاری در دیجیتال سازی برنامه ریزی می کنند. این فرصت مغتمی است برای OSUL و بخشی آکادمیک تا محتوای منحصر به فردی را برای دیجیتال سازی انتخاب کنند که منافع زیادی برای انجمن پژوهش داشته باشد . کتابداران مرجع همچنین حجم های منحصر به فرد در ردیف های کوچک را برای دیجیتال سازی انتخاب می کنند. مانند دیجیتال سازی در پروسه های خواسته شده در مکانهای OSUL . این پروسه ها یک روش موثر است تا کتابداران مرجع اولویت بندی قطعه ها برای دیجیتال سازی را تشخیص دهند.

کتابداران مرجع محور اصلی برای طرحهای دیجیتال سازی شده در OSUL هستند زیرا از طریق آشنایی با مرجع به محدوده موضوعاتشان هدایت شده هستند . کتابداران مرجع به خاطر مرجع بودنشان ، انتخاب، آموزش و دیگر مسئولیتهای مرتبطشان بهترین مکان برای نشان دادن مجموعه های دیجیتالی مهم به استادان و دانشجویان هستند . کتابداران مرجع همچنین به طراحی و تشخیص و برآورد ارزیابی اطلاعات دیجیتالی کاربران و صفحات وب پرداخته و  فرضیه مجموعه های دیجیتالی را به وسیله  ایجاد کتابشناسی ها و پیوندهایی به دیگر منابع توسعه می دهند.

در کتابخانه های ARL مطابق نتایج تحقیقات سال۲۰۰۵ ، بیشتر، کارکنان آرشیو ها و بخش های خاص، انتخاب محتوا برای دیجیتال سازی را انجام       می دهند . تلاش برای دیجیتال سازی با هدف افزایش با این احتمال که در همه سالهای پیش از این کتابداران مرجع پیشرفت در گزینش و محتوای دیجیتال سازی را در ARL و دیگر کتابخانه ها افزایش داده باشند،  ادامه پیدا خواهد کرد.

 

نتیجه گیری:

بررسی های انجام شده در سال ۲۰۰۵ در کتابخانه های ARL ، نشان داده اند که آنها بخش های جدید در کتابخانه های دیجیتالی به وجود آوردند که به طور کامل مسئولیت های دیجیتالی را احاطه کرده است. دیگر کتابخانه های ARL که به تازگی برنامه های کتابخانه دیجیتال را ایجاد کرده اند ، برای حفظ مسئولیت دیجیتال سازی در آرشیو ها، مجموعه بخش های خاص و بخش های سیستماتیک افزایش پیدا کرده اند تا نسبتا سریع تر از دیگر بخش های موجود عمل کنند. مانند بخش خدمات فنی که روی مسئولیت های دیجیتالی یک مرور اجمالی دارد.  OSUL  مسئولیت های دیجیتال سازی را در درون ساختار سازماندهی شده موجود خود به یکدیگر مرتبط می کند تا پروژه های دیجیتال سازی با آن درگیر شوند .  این موضوع عاملی می شود که متخصصان موجود در کتابخانه از آن استفاده می کنند و برای به وجود آوردن تلاش دیجیتالی در سراسر سازمان نتیجه می گیرند

یک اشتباه گروهی در سطح مدیریت تصویب پروژه ها و استاندارد های منتقدانه است. مانند تعیین سطح های اختصاصی پیدا شده و در دسترس بودن منابع لازم و ادامه آن . مرکز دیجیتال سازی واقعی برای موضوعات و فرا داده های قابل استفاده در یک واحد تنها درون بخش خدمات فنی است که به طور موثری روند کار را پیشرفت می دهند و این پیشرفت ها به استانداردها ملحق می شوند . این موضوع به اشخاص سراسر سازمان را قادر می سازد تا اشرف بیشتری بر مرکز تلاش ناحیه شان داشته باشند . این پشتوانه های کمکی فرصتی را برای سرمایه گذاری روی پست های جدید فراهم می کنند اما به خاطر خدمات متداول کارکنان مخصوصاً در خدمات فنی و بخش های مرجع به کارکنان اجازه می دهند که با پستهای جدید که سعی بیشتری در ارتقاء دادن ابتکارات دیجیتالی ارسال شده دارند معامله کنند. کارکنان نگهبان در بخش های خدمات فنی تشخیص می داده اند که کارشان به طور جدی در حال تغییر است و برای آنها لازم است تا قادر به کار کردن در محیط های دیجیتالی نوین باشند . همچنین به کسانی که نمی خواهند در محیط های دیجیتالی نقشی داشته باشند اجازه داده شده تا کارهای همیشگی خود را انجام دهند البته تا زمانی که کاری برای انجام دادن وجود داشته باشد.

از آنجائیکه کتابداران مرجع زمان کمی را صرف تحریر منبع می کنند و در زمان کم منابع چاپی دستی را جمع آوری می کنند ، OSUL پیش بینی می کند که آنها با همکاری استادان و تمامی دانشجویان دانشگاه پیشرفت زیادی خواهند داشت و در نتیجه در سراسر ایالت مجموعه ساختمانهایی برای تولید دیجیتال و منابع دیجیتالی شده تاسیس می شود . به عبارت دیگر به زودی آنها نیاز به درک فراداده خواهند داشت و کسی که در ساختارهای فراداده همکاری می کند امکان دسترسی به آن را خواهد دا شت.

آنها باید قادر به بازبینی محتوا باشند و بفهمند که چه کسی می تواند به بهترین نحو سازماندهی و تشریح کند. برای آنها لازم است که بفهمند اطلاعات چه کسی نتیجه بخش است و یک نقش فعال در گزینش منابع را از دیگر مخازن بیاورند تا فراداده نتیجه بخش باشد.

این یک گذرگاه عبور برای کتابداران مرجعی است که کارشان در خدمات عمومی سنتی بوده که منشاء این سنتی بودن سرویس خدماتی کتابخانه هایی است که از زیر مجموعه های متداول OSUL است.بخش خدمات فنی کتابخانه ها و کارکنانشان که مسئولیت ها را برای مرور و خلق فراداده افزایش داده اند، همچنین مسئول اداره صندوق موسسه در  osul (IR) هستند .

در دیگر صندوق های دیجیتال کارکنان مجموعه دانشگاه ها، مسئول بخش ذخیره سازی موضوعات IR هستند و منابع را برای دیگر بخش های دانشگاه که مشمول IR هستند، جذب می کنند این پیشدستی سبب ترقی IR می شود تا در واحدهای آکادمیک و ادارات دانشگاه کتابداران مرجع برای انجام مجموعه مسئولیت ها و انتقال فراداده به موضوعات IR بمنظور بازیابی محتوایی در مباحث OSUL و وب پورتال های منابع طبیعی جغرافیایی، بتوانند یک محل اجرا داشته باشند.

NOTES AND REFERENCES

 

۱. Michael Boock and Ruth Vondracek, “Organizing for Digitization: A

Survey,” portal: Libraries and the Academy 6(2): 197–۲۱۷.

۲. Ibid

۳. Daniel Greenstein and Suzanne E. Thorin, “The Digital Biography,

Strategies and Tools for the Digital Library,” Digital Library Association/

Council on Library and Information Resources (Washington,

D.C.: Sept. 2002).

۴. Terry Hurlbert and Linda L. Dujmic, “Cataloging Department Participation

in Digital Initiatives,” Technical Services Quarterly, 25(1):

۱۹–۲۶.

۵. Marie R. Kennedy, “Reformatting Preservation Departments: The

Effect of Digitization on Workload and Staff,” College & Research

Libraries, 66(6): 543–۵۱.

۶. Ruth Vondracek, “Going Beyond Selection,” Library Journal

netConnect, Summer 2003, http://www.libraryjournal.com/article/

CA304093 Accessed September 2007.

۷. Michael Boock, et al, “Getting Digitization Projects Done in a

Medium-Sized Academic Library: a Collaborative Effort Between

Technical Services, Systems, Special Collections, and Collection

Development,” Technical Services Quarterly 20(3): 19–۳۱.

۸. Karen Coyle, “Mass Book Digitization,” Journal of Academic

Librarianship 32(6): 641–۶۴۵.

۹. Ibid.

 

---