چکیده: مقاله حاضر ساخت و توسعه سیستمهای مدیریت اسناد را در دو قالب محتوایی و ساختاری پیشنهاد می کند و به بررسی قواعد مربوط به آنها می پردازد.
مقدمه: وقتی تکنولوژی و روش جدیدی برای انجام فعالیتهای اداری به سازمانی معرفی می شود روشهای قدیمی و عملیاتی که برای کنترل اسناد در کلیه مراحل( تولید، دریافت، ذخیره سازی، بازیابی و نگهداری) انجام می گرفته اند از اثر بخشی کمتری برخوردار خواهند شد. اما بطور کلی در روشهای جدید و قدیم برای ذخیره و نگهداری اسناد ارزشمند دو شیوه متمرکز و غیر متمرکز اعمال می شود.
در نظام الکترونیک صرفه نظر از شیوه های متداول ، ساخت و توسعه سیستمهای مدیریت اسناد الکترونیکی باید درقالب دو بخش محتوایی (قواعد اسناد وابسته ) و ساختاری (الزامات اجرایی سیستم ) ملاحظه شوند.
قواعد اسناد وابسته :
۱ – اطلاعات مربوط به فعالیتهای کاری که به روش الکترونیکی انجام می شوند باید فعالانه مدیریت شده و به عنوان مدارکی اصیل و اصلی ، به نحو قابل اعتمادی نگهداری شوند.
اسناد الکترونیکی که به وسیله یک دوره فعالیت کاری -که بیشتر به صورت خودکار انجام می شود – تولید می گردند، ممکن است به عنوان تنها مدرک موجود از یک فعالیت و یا تنها شاهد از یک تصمیم مشخص ، بکار روند. نگهداری از این مدرک به عنوان سند برای عملیاتی کارآمد و نیز مسئولیت پذیری و وظیفه پاسخگویی یک سازمان ضروری است. این قاعده در ارتباط با مشخص نمودن آن دسته از اطلاعات الکترونیکی است که به عنوان اسناد استنادی و یا مدارک قابل استناد ، وضع شده است.
۲- اطلاعات کاری و عملکرد باید با متن و محتوای فعالیت خود، از طریق ابرداده ها مرتبط گردند .
در حقیقت اطلاعات برای اینکه به عنوان سند از ظرفیت خوبی برخوردار و کارآیی لازم را داشته باشند ، ضروری است با داده های اضافی( مثل ابر داده ها) که در متن فعالیت کاری جای دارند و همچنین با محیط رایانه ای که اطلاعات را تولید کرده مرتبطند ، ممزوج گردند. مثلا در انجام کارهای یکسان ، سیاق و متن کار و ثبت آن از طریق سیستم بطور خودکار انجام می پذیرد (مثلا در نوشتن یک درخواست اداری توسط محیط الکترونیکی رایانه، کلماتی نظیر نام و نام خانوادگی، موضوع ، تاریخ ، متن و امضا و… بطور خودکار پدید می آیند). در سیستمهای دیگر مثل اطلاعات متنی ، باید این اطلاعات به اسناد ضمیمه شوند زیرا برای برجسته کردن فایده و ارزش آنها به عنوان مدارکی از فعالیتهای کاری لازم است این اسناد به مدت کافی قابل استناد باشند.
۳- اطلاعات کاری باید نگهداری شده و برای کاربران مجاز ، به هر مدت مورد نیاز ، قابل دسترس باشند.
آماده سازی و طراحی نرم افزار برای اطلاعات موجود در یک فعالیت کاری باید به صورتی باشد که قابلیت جستجو ، بازیابی و اجرا در شکل و رسانه قابل دسترسی را تأمین کند و این قابلیتها( جستجو ، بازیابی، اجرا) باید به هر مدتی که برای اهداف کاری و یا قانونی لازم است ، ماندگار شوند.
۴ – اطلاعات کاری باید قابلیت امحا را بطور سیستماتیک ، حساب شده و با مدیریتی روشمند داشته باشند.
مشخصه یک سیستم مناسب برای نگهداری اسناد این است که اسناد تولید شده – بر حسب یکسری قواعد معین – در یک دوره فعالیت کاری را نگهداری کرده و به روش مناسب و پس از زوال ارزش نگهداری، امحا کند. سیستم نیازمند است که قابلیت امحای اسناد را روشمند ، قابل محاسبه و پاسخگو با استفاده از مقتضیات و لوازم عملی و حقوقی داشته باشد.
اطلاعات برای اینکه به عنوان سند از ظرفیت خوبی برخوردار و کارآیی لازم را داشته باشند ، ضروری است با داده های اضافی( مثل ابر داده ها) که در متن فعالیت کاری جای دارند و همچنین با محیط رایانه ای که اطلاعات را تولید کرده مرتبطند ، ممزوج گردند
قواعد سیستمهای وابسته :
۱ – سیستمهای ثبت و مدیریت اطلاعات مربوط به فعالیتهای کاری باید بر ابرداده های استاندارد به عنوان قسمتهای فعال، دینامیک و سازنده ی یک دوره نگهداری اسناد اعتماد کنند.
روشهای سیستم نگهداری خودکار اسناد ، قابلیتهای توانمندی را برای دست یابی و ضمیمه نمودن اطلاعات متنی استاندارد، به محتوای اسناد در طول زمانهای مختلف تولید سند از طریق طبقه بندی و کلمات مترادف استاندارد، پیشنهاد داده است.
۲- سیستم باید تا جای ممکن بر استانداردهای باز و تکنولوژی های بی طرف اعتماد کند.
بسیاری از محصولات نرم افزاری که اسناد را تولید و یا مدیریت می کنند بر اساس استفاده از ابزارهای اختصاصی ، تولید شده اند همین موجب وابستگی نرم افزارها به سخت افزارهای خاصی شده است که این مسئله می تواند تأثیر نامطلوبی بر دستیابی و نگهداری از مواد آرشیوی بگذارد. البته استفاده از استانداردهای باز این وابستگی تکنولوژیکی را بهبود می بخشد.
۳- سیستمها باید برای حجم زیادی از دریافت و صدور ، قابلیت استفاده از فرمتهای باز را داشته باشد.
اسناد الکترونیکی که محصول یک دوره کاری و مدیریت فعالیتها از طریق نرم افزار نگهداری اسناد می باشند ، ممکن است وابستگی های نرم افزاری و سخت افزاری داشته باشند . نرم افزار نگهداری اسناد باید این قابلیت را داشته باشد که از طریق پشتیبانی برای دوباره سازماندهی کردن قسمتهای صدور و دریافت و یا حداقل از طریق ابرداده های غیر اختصاصی اسناد، این وابستگی را از بین ببرد.
۴ – سیستم باید اطلاعات فعالیت کاری را در محیطی امن نگهداری کند.
از منظر امنیتی، اغلب در سیستم ماشینی برای انجام یک فعالیت کاری ، زمانی که افراد زیادی می توانند با اطلاعات الکترونیکی تعامل داشته باشند- مثل دیدن اطلاعات، چاپ، تصحیح ، کپی کردن و غیره – حصار امنیتی به حداقل می رسد. بنابراین سیستم باید قابلیت ایجاد امنیت لازم برای اسناد را داشته باشد.
۵- سیستم تا جای ممکن باید ابرداده تولید کند.
معیارهای انسانی جستجو، بیان می دارد که استفاده کنندگان نوعا دوست دارند حین انجام کار ، بواسطه کارهای فرعی نسبت به کار اصلی ای که دارند، بیشتر از سه بار دچار وقفه نگردند و از طرفی تهیه مجلدی از ابرداده های نگهداری اسناد، انتظار غیر عملی است که کاربر نهایی، برای آماده کردن این اطلاعات دارد اما سیستم باید به گونه ای طراحی و ساخته شود که بتواند مجموعه خودکاری از فیلدهای ابرداده ای اسناد را بوجود آورد.
۶- یک سیستم کارآ برای مدیریت اطلاعات کاری ، به عنوان بخشی ارگانیک از چرخه فعالیت محسوب می شود.
البته هر سیستم نگهداری اسناد خوب، عضو تشکیل دهنده از یک فرآیند کاری است و هر زمان فرآیندی خودکار و یا ماشینی می شود باید همیشه عاملی، یکپارچگی هم زمان نرم افزار را خردمندانه ارزیابی کند.
۷ – کاربران باید بتوانند بسهولت، سندی از فعالیت کاری تولید و یا ثبت نمایند.
ضروری است، سیستم نرم افزاری که نگهداری اسناد را ماشینی می کند، به نحوی طراحی گردد که کار کردن با آن برای کاربر نهایی کاملا واضح و آسان باشد.
لوازم اجرایی سیستم:
لوازم اجرایی سیستم در دو قسمت الف به عنوان اجزای تشکیل دهنده مدیریت سیستم و در قسمت ب به عنوان خطرات و احتمالات جای داده شده اند.
الف – اجزای تشکیل دهنده مدیریت اطلاعات برای یک فعالیت کاری موفق در محیط الکترونیکی :
نرم افزار خوب تنها یک جزء سازنده از مدیریت اطلاعات الکترونیکی است مدیریت الکترونیکی موفق اطلاعات در یک سازمان اجزا دیگری دارد که عبارتند از:
• چارچوب خط مشی ها :
همراه با آماده سازی نرم افزار با روشهای نگهداری رایانه ای اسناد، ضروری است مدیریت اطلاعات موجود تحلیل شود و سیاستهای امنیتی سیستم بررسی و تدوین گردد و قوانینی برای پرداختن به نواحی که نیاز به بازنگری دارند، بوجود آید و بالاخره فاصله بین قابلیتهای نرم افزاری و سیاستهای مرتبط با مسئولیت نگهداری ، بازیابی و امحا اسناد از دیدگاه های مختلف کارکنان برآورد شود . سیاستهای کاری راهنماهای خوبی برای ساخت نرم افزاری است که می تواند اطلاعات کاری را مدیریت کند و دارای ابزارهایی نظیر طرح توصیفی و مدلهای ابرداده هاست.
• تحلیل چرخه کاری:
بازنگری مهندسی سیستم، بر آماده سازی هر تکنولوژی اطلاعاتی مقدم و ارجح است و شامل شناسایی ، بیان نقشها و ظرفیت جایگزینی مسئولیتها می باشد.
• مدیریت تغییر:
آماده سازی یک سازمان برای این که بتواند فعالیتهایش را بطور خودکار انجام دهد، تنها منجر به تحول در روشهایی که چرخه فعالیت را به اتمام می رسانند، نمی شود بلکه نقش و وظایف کاربر نهایی را نیز تغییر می دهد. آماده کردن مولفه های انسانی برای این دگر گونی بر هر نوع آماده سازی فنی تقدم و ارجحیت دارد.
• تداوم و پایداری:
توسعه و نگهداری از سیستمهای خودکار ، بطور کلی به بودجه سازمانی وابسته است وقتی باید اقدام به نگهداری اسناد به صورت خودکار کرد که به عنوان بخشی از توسعه سازمانی ، ادامه حیات ، فعالیت و نگهداری از سیستم ماشینی وجود داشته باشد.
• توسعه قابلیت و توانایی:
نرم افزار ماشینی نیازمند است تا سازمان قابلیتهای کارمندان خود را توسعه و بهبود بخشد. البته ممکن است این مورد کاملا مرتبط با تکنولوژی بنظر نیاید.اما باید توجه داشت که توسعه قابلیت کارکنان به اندازه توسعه قابلیت تکنیکی برای سازمان به جهت حمایت و نگهداری از تلاشهای تکنیکی لازم و ضروری است.
• مدیریت کیفیت:
آماده سازی راه حل های فنی نیازمند است که عملکرد نرم افزار از جنبه های مختلف ارزیابی و قابلیتهای آن سنجیده شود تا ضوابط لازم برای تهیه و آماده سازی یک مجموعه ی نرم افزار که چرخه فعالیت را پوشش می دهد، توسعه یابد.
• مدیریت ترکیب:
لازم است نه تنها از قابلیتهای نرم افزار در نگهداری اسناد اطمینان حاصل نمود بلکه باید مطمئن شد که این قابلیتها به نحو صحیحی شکل گرفته اند زیرا فقط در این صورت است که می توانند زیر بنای آی تی یک سازمان را اجرا کنند.
• فرهنگ سازمانی:
فرهنگ غالب بر یک سازمان همانند بقیه استانداردهایی که مقبولیت همگانی کارکنان را نیاز دارد می باید فرهنگ ارزش و اهمیت نگهداری بهینه اسناد را تقویت نمایند. برای چنین اقبال و قبولی لازم است مدیران اجرایی از طریق کانال مدیریتی خود دائما اهمیت موضوع را برشمرده و به کارمندان گوشزد کنند.
ب – خطرات و احتمالات:
خطراتی که نوعا مرتبط با آماده سازی نرم افزار می باشند در چند بخش بر شمرده می شوند که برخی از آنها عبارتند از:
• انتخاب نرم افزار:
تعیین نرم افزاری مناسب جهت انجام کارها و فعالیتهای سازمانی به نحو شایسته ، از میان طیف وسیعی از محصولات “کاتز” کار ساده ای نیست و احتمال بروز خطا می رود.
• توسعه نرم افزار:
وابستگی به فروشندگان و تولید کنندگان نرم افزاری توأم با مشکلات در فهم و دریافت نرم افزار و یا عدم توانایی فروشندگان در تشخیص وحل به موقع مشکلات ، گرفتاریهای تجربه شده ای است که ضریب موفقیت را بسیار می کاهد.
• سازگاری تکنیکی:
عدم شناخت کافی از مشکلات و مسائل مربوط به یکپارچگی و انسجام نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی در زیر بنای تکنولوژی اطلاعات سازمانی موجب بروز خطراتی خواهد شد.
• ارتباطات گسترده:
عدم توانایی در برقراری ارتباط مؤثر در چرخه فعالیتها و یا ناتوانی در برقراری ارتباط بین دستورات و درخواستهای کاربر نهایی ، موجب پدید آمدن مشکلاتی خواهد بود.
• آموزش:
عدم آموزش کافی و مؤثر در زمینه بکارگیری نرم افزار می تواند قبول و پذیرش کاربر نهایی را متزلزل و خدشه دار سازد.
• کاهش بهروری:
چرخه فعالیتهای ماشینی ممکن است تا مدتی بهره وری را در یک سازمان به علت تغییرات نرم افزاری و عدم آشنایی کاربر نهایی با محصول جدید ، پایین آورد.
• تغییرات در کارکنان:
تغییر مدیرکل و یا تغییر مسئولیتهای کارکنان کلیدی در گروهی که موظف به آماده سازی نرم افزار هستند ، تأثیر نامطلوبی بر کل پروژه دارد.
• کمیت پذیری:
وسعت عملی که تهیه کننده نرم افزار در ابتدایی ترین قدمهای طراحی در نظر داشته است، میزان اهمیت و درجه بزرگی نرم افزار را تعیین می کند .
منابع و مآخذ:
۱. records – related principles
۲. systems – related principles
۳. implementation issues
۴. http://www.archives.gov.ua/Archives/ICA-ADRI-1.pdf.( principles and requirements for records in electronic office environment – module 1 , version:2/3/2008,p .8)
۵. COTS(Commercial Off-The-Shelf = software or hardware products, which are ready-made and available for sale to the general public)
۶. http://www.archives.gov/records-mgmt/policy/pilot-guidance.html#3.1.6
بسیار آموزنده و عالی