سنجش و ارزش

نویسنده: دبی اسکاکتر[۱]

ترجمه: هما ارشدی

آموخته­ها از حرفه های منابع انسانی می تواند به ما کمک کند که بهتر اهدافمان را با اهداف سازمانمان تطبیق داده و و راحت تر ارزش خود را نشان دهیم. همه ما انتظار داریم که ارزش را از طریق سازمانهایمان نشان دهیم، چه از طریق آمارهای استفاده چه از طریق مراکز اطلاعاتی که بر موفقیت سازمانی تاکید دارند. هر سازمانی انتظارات و یا نیازهای خود را دارد، اما این عملی استاندارد برای جمع آوری داده هاست، اندازه گیری ” موارد صحیح” و ارتباطات منظم ارزش ما برای تصمیم گیرندگان است.شناسایی اینکه چه چیزی اندازه گیری شود و تعیین اینکه چگونه این اندازه گیری ها بامعنا است به عهده مدیران ارشد است که مدتی طولانی است که برای حرفه مندان اطلاعاتی به عنوان چالش مطرح بوده است.

انواع مختلفی از اندازه گیری­ها وجود دارد اعم از استفاده مستقیم (برای مثال شمار پرسش وجوها، تعداد دروازه ها، حجم پایگاه داده یا استفاده از وب) تا اندازه گیری کیفی برای اندازه گیری تاثیر یا خروجی خدمات شما مثل تقاضای پیوند اطلاعاتی برای فروش یا کسب و کار است. ساده ترین مقیاس­های اندازه گیری اغلب آنهایی هستند که ما می­توانیم به آسانی آنها را اجرا کنیم، مانند نمونه های استفاده مستقیم مشخص شده در بالا هستند. اندازه گیری های بامعنی عموما شامل تلاش های زیاد برای ردیابی و تجزیه تحلیل هستند، اما آنها ممکن است در دراز مدت برای توجیه منابع اضافی یا حصول اطمینان از فهم بیشتر ارزش مرکز اطلاعاتی موثرتر باشد (هیلر، ۲۰۱۰). تشخیص ارزش و تاثیر خدمات اطلاعاتی ممکن است واقعا برای کسانی که خارج از مراکز اطلاعاتی سنتی یا کتابخانه ها مثل کتابداران محتاط یا اعضای گروه یک پروژه  کار  می کنند آسانتر باشد. چون آنها به طور مستقیم در پروژ ها و برنامه هایی که حمایت می کنند درگیر هستند  ارزش مهارتهای آنها اغلب برای سازمانهای بزرگ آشکارتر است. اما شما چه در کاری محصور شده باشید چه در یک نقش سنتی در یک محیط مشغول به کار باشید مهم این است که در مقابل روش های در حال تکامل برای ردیابی و شناسایی ارزش خدمات سازمان قرار بگیرید.

مری الن بتس (۲۰۰۸) می­­گوید که ما باید چیزهایی را که به نظر چندان ارزشمند نیستند در محاسبات خود در نظر بگیریم. او توصیه می کند که سوالاتی باید پرسیده شود از قبیل: آیا ما نیاز اطلاعاتی شما را تامین می­کنیم؟ و چگونه این اطلاعات برای شما مفید هستند؟ برای جمع آوری اطلاعات نقل شده، او همچنین شناسایی یک روش گزارش “ارزش زمان  ذخیره شده” را از طریق افزایش چند برابر ظرفیت ساعت کاری یک کتابدار بابت کارمند دیگر مورد توجه قرار می دهد. استانداردهایی که یک سال موثر هستند ممکن است بعداً خیلی معنی دار نباشند، او می­گوید باید با اینکه چگونه خدمات دیگر ارزش خود را در سازمان نشان می دهند هماهنگ شویم و سعی کنیم خود را در هر زمان ممکن استانداردهای آنها مطابقت دهیم.

سه چالش

من اغلب اوقات پیشینه های کسب و کار را مرور می کنم تا ببینم که چه مباحثی می تواند در یک صنعت کاربرد داشته باشند یا از یک حرفه به حرفه دیگر منتقل شوند. یک مثال جالب که اخیرا وجود داشته و می تواند در مراکز اطلاعاتی کاربرد داشته باشد در عنوان مقاله ” انتقال مدافع حقوق بشر به ارزش افزوده اقتصادی”(بری، ۲۰۱۱)، که فعالیتهایی را که ارزش آنها از طریق سازمانهایشان قابل شناسایی هستند را حمایت می کند. بسیاری از خدمات سازمانی مثل منابع انسانی و مراکز اطلاعاتی به عنوان مراکز هزینه شناخته نی شوند تا نواحی تولید ارزش و بنابراین زمانی که تلاش می شود که ارزش خود را از طریق سازمان هایشان نشان دهند با موانعی روبرو هستیم.

این مقاله سه چالش عملکرد منابع انسانی را نشان میدهد- از مدیریت ارشد، افرادی که خدمات منابع انسانی را مورد استفاده قرار می دهند و کارکنان منابع انسانی- که همه آنها مربوط به مراکز اطلاعاتی هستند. برای مثال بری اشاره می کند  که منابع انسانی ]توسط مدیریت ارشد[ به عنوان منبع درآمد یا رشد انتفاعی دیده نمی شوند اما او می گوید با برقراری ارتباط بین راه حل مدافع حقوق بشر و نتایج کسب و کار خاص از جمله معیارهای مربوط به درآمد، مدیریت ارشد به عنوان منبع رقابتی ارزشمند ]منابع انسانی [دیده خواهد شد. این مدلی است که ما می­توانیم به طور مستقیم در خدمات اطلاعاتی اعمال کنیم. همانطور که افرادی که از خدمات منابع انسانی استفاده می کنند، بری توضیح می دهد که آنها چنین خدماتی را به عنوان “تبادلات” در طبیعت و نیز به عنوان پایان بازی نسبت به وسیله ای برای افزایش عملکرد تجارت دریافت میکنند.

 این امر، مشابه معضلی است که مراکز اطلاعاتی با آن مواجه اند که در آن مشتریان درباره گرفتن راه حل یک مشکل خاص یا پاسخ ارائه شده فکر می­کنند اما خدماتی که به عنوان جزء جدایی ناپذیر موفقیت این کسب و کار است را در نظر نمی­گیرند. سومین چالشی که بری شناسایی کرد این است که چگونه کارمندانی که خدمات منابع انسانی را فراهم می کنند اغلب خود موانعی هستند برای چالش هایی که اندازه گیری ارزش و تاثیر حقوق بشر را تسهیل می بخشند. ممکن است همکاران شما از استفاده شما از مقیاس هایی برای بهبود عملکرد سازمان خیلی خوشحال نشوند. در حالی که حرفه ما همواره نسبت به تغییر و انطباق با انتظارات سازمان انعطاف پذیر است، ما نیاز داریم که به راه حل های مختلف اندازه گیری و اشتراک ارزش مراکز اطلاعاتی فکر کنیم، در اینجا خدماتی وجود دارد که ممکن است به ما کمک کند که چگونه می توانیم این کار را انجام دهیم:

تثبیت و تجدیدنظر در اهداف مراکز اطلاعاتی. علاوه بر تغییر مسیر خدمات اطلاع رسانی که در زمینه سازمان مشاهده شد (مدل سازی آن بعد از مثال منابع انسانی) شما هم چنین می­توانید اطمینان حاصل کنید که در حال اندازه گیری چیزهای درستی با تمرکز بر هماهنگی اهداف مراکز اطلاعاتی با اهداف سازمانی هستید. اولین گام بررسی همه خدمات و فعالیت­های موجود با این عقیده که آنها چگونه در اهداف سازمان شرکت دارند. اگر مناطقی هستند که هم­تراز نیستند نیاز دارید که میزان تلاشی که برای ایجاد و نگهداری این خدمات و شناسایی ارزش واقعی برای ادامه آنها را پیشنهاد می­شود را مورد توجه قرار دهید.

معیارها را برای نشان دادن ارزش، شناسایی و اجرا کنید. از خود بپرسید که چه چیزی برای ارزیابی نیاز دارید آیا آن ارزش، بهره وری، رضایت یا خروجی است؟ آیا می­توانید ارزش خدمت خود را در حالت مشابه با بخش های دیگر سازمان خود ارزیابی و بین آنها ارتباط برقرار کنید؟ آیا این امر به درک مدیران ارشد کمک می­کند که شما حداقل مشارکت را داشته اید؟

سعی کنید کاربر نهایی خدمات خود را تعیین کنید. اگر شما بتوانید اطلاعات حرفه ای شخصی خود را در پروژه ها اختصاص دهید تا یک ارتباط نزدیکی با کاربران نهایی خود برقرار سازید و به آنها کمک کنید تا نقش جدایی ناپذیری را که اطلاعات دارند بفهمند و اینکه چگونه در موفقیت پروژه مشارکت کنند. ساختن و نگهداری حامیان، به عنوان یکی از بهترین راهها برای ردیای استفاده و پشتیبانی و هم چنین هشدار و آگاهی به شما در مورد هرگونه رکود در کیفیت خدمات است.

بررسی کنید و تغییر دهید. بررسی اینکه شما چه چیزی را اندازه می گیرید و چرا ان را اندازه گیری می کنید. این کار را به طور مکرر انجام دهیم (حداقل به صورت سالانه) که بستگی به پروژه های جدید یا تغییرات سازمانی دارد. به هماهنگی با اهداف مراکز اطلاعاتی تمرکز کنید هم در رابطه با زبان و هم اهداف وسیع­تر سازمان. برای پشتیبانی، تشویق و ایده­های خوب به همکاران خود در انجمن کتابخانه های  تخصصی رجوع کنید و در همایشهای اینترنتی انجمن کتابخانه­های تخصصی و جلسات کنفرانس شرکت کنید. بهترین روش آماده شدن برای آینده متصل ماندن و یادگیری از بسیاری از ایده های خوب است که در حرفه ها به اشتراک گذاشته می شوند.