شاخص‌های اختصاصی ارزیابی عملکرد کارمندان کتابخانه ملی ایران: گزارش یک طرح

مقدمه

پدیده مدیریت منابع انسانی که به‌عنوان حوزه‌ای تخصصی اوایل قرن بیستم همزمان با افزایش تعداد کارکنان مراکز صنعتی و تولیدی ظهور پیدا کرد، امروزه به عاملی اساسی در اجرای برنامه‌های راهبردی سازمان‌ها تبدیل شده است. مفهوم این علم چیزی نیست جز به‌کارگیری صحیح نیروی انسانی در راستای اهداف سازمانی به طوری که افراد و سازمان به توانمندی کامل جهت انجام امور دست یابند. این مهم صورت نمی‌گیرد مگر اینکه سازمان‌ها در بازه‌های زمانی معین، کارکنان خود را ارزیابی کنند و براساس ملاک و شاخص‌های مناسب، کارایی، توانایی‌و البته اثربخشی آنها را اندازه‌گیری کنند.

ارزیابی به عنوان یکی از فعالیت‌های کلیدی و از عناصر اصلی مدیریت به‌شمار می‌رود. امروزه، ارزیابی عملکرد ابزاری است کارآمد که مدیریت و کارکنان از طریق آن به نقاط قوت و ضعف سازمان پی می‌برند و با ریشه‌یابی آنها و با تکیه بر نقاط قوت، اقدامات اصلاحی برای بهبود عملکرد انجام می‌دهند (رفیع‌زاده، عفتی داریانی و رونق ۱۳۸۹، ۶۵). به بیانی دیگر، ارزیابی عملکرد، مقایسه طرز انجام کار واقعی کارکنان با معیارها و استانداردهای از پیش تعیین شده است (رفیع‌زاده و رونق، ۱۳۹۲).

نظام ارزیابی برای توانمندسازی کارکنان و اینکه نتایج مستقیم در بهبود مستمر سازمان داشته باشد، ‌باید در جهت اهداف و نوع کارکرد سازمان قرار بگیرد (صدرالسادات ۱۳۸۷) و باید بتواند تصویری دقیق از عملکرد شغلی را ترسیم کند. برای رسیدن به این مقصود، نظام ارزیابی باید مبتنی بر اطلاعات شغلی عملی و دارای معیار باشد و از مقیاس‌های قابل اعتماد استفاده نماید (رفیع‌زاده و رونق ۱۳۹۲).

معیارهای ارزیابی عملکرد، مشخصه‌هایی هستند که عملکرد مدیریت و کارکنان به وسیله آنها اندازه‌گیری می‌شود. برای اینکه معیارها مؤثر باشند لازم است با برنامه‌های راهبردی سازمان هماهنگ و با فعالیت‌های مشاغل موجود در سازمان مرتبط باشند. به همین دلیل، معیارها باید از طریق تجزیه و تحلیل شغل جمع‌آوری شوند (رفیع‌زاده و رونق، ۱۳۹۲) و در قالب شاخص‌های ارزیابی کارکنان ارائه گردند.

تاریخچه ارزیابی عملکرد در ایران

به لحاظ تشکیلاتی برای نخستین بار در ایران، سال ۱۳۴۹ مقرر گردید سازمان‌های دولتی همان‌طور که در ارتش معمول بوده است، مورد ارزشیابی مستمر قرار گیرند. بدین منظور سازمانی با عنوان “مرکز ارزشیابی سازمان‌های دولتی” در نخست‌وزیری تشکیل گردید (رفیع‌زاده، عفتی داریانی و رونق ۱۳۸۹). پس از آن، به موجب برخی مصوبات دولت وقت، وظیفه ارزشیابی کارایی و عملکرد دستگاه‌های اجرایی کشور و گزارش آن به نخست‌وزیر برای مدتی برعهده سازمان برنامه و بودجه و بعد از آن، از اواسط سال ۱۳۵۲ برعهده سازمان امور اداری و استخدامی کشور (سابق) قرار گرفت.

سال ۱۳۵۹ اقدامات مربوط به ارزشیابی کارایی و علمکرد دستگاه‌های اجرایی، متوقف شد و فعالیت‌های ارزشیابی سازمان صرفا به ارزشیابی کارکنان محدود گردید. سال ۱۳۷۶ همزمان با ایجاد تحول در وضعیت سیاسی کشور و نگاه نوین به مدیریت دولتی، موضوع ارزیابی عملکرد مدیریت در قالب یک دفتر در ساختار سازمان امور اداری و استخدامی کشور شکل گرفت و در این راستا، دفتری تحت عنوان “دفتر ارزیابی عملکرد مدیریت” تشکیل شد. با ایجاد سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور، حاصل از ادغام سازمان امور اداری و سازمان برنامه و بودجه، تمامی وظایف قانونی دو سازمان در زمینه نظارت و ارزیابی عملکرد به سازمان مدیریت منتقل شد. با انحلال سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور و تقسیم وظایف این سازمان به دو معاونت ریاست جمهوری نیز وظیفه ارزیابی عملکرد با تغییر عنوان به “استقرار مدیریت عملکرد” در دستگاه‌های اجرایی برمبنای قانون مدیریت خدمات کشوری، به معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی ریاست جمهوری محول شد (رفیع‌زاده، عفتی داریانی و رونق ۱۳۸۹).

در قانون مدیریت خدمات کشوری (۱۳۸۶) در ارائه الگو و شیوه‌های مربوط به ارزیابی عملکرد تغییرات چشمگیری به وجود آمد و بحث “مدیریت عملکرد سازمان، مدیران و کارمندان”‌براساس دستورالعمل اجرایی تبصره بند «ب» ماده ۱ آیین‌نامه اجرایی مواد ۸۱ و ۸۲ قانون مدیریت خدمات کشوری مطرح گردید (رفیع‌زاده و رونق ۱۳۹۲) و به نوعی مبحث “مدیریت عملکرد” جانشین “ارزیابی عملکرد” شد. بدین ترتیب، مهم‌ترین هدف ارزشیابی که پیشتر و در نگاه سنتی، قضاوت و ارزیابی عملکرد بود در دیدگاه مدرن و مبحث “مدیریت عملکرد”، بر رشد و توسعه و بهبود ظرفیت ارزیابی‌شونده (رفیع‌زاده، عفتی داریانی و رونق ۱۳۸۹) متمرکز شد.

دستورالعمل اجرایی ارزیابی عملکرد کارمندان

در راستای استقرار و اجرای نظام مدیریت عملکرد و تشریح نحوه اجرای بند «هـ» ماده ۳ آیین‌نامه اجرایی مواد ۸۱ و ۸۲ قانون مدیریت خدمات کشوری (موضوع تصمیم‌نامه شماره ۴۲۲۵/۴۴۳۲۷ تاریخ ۱۴/۱/۱۳۸۹)، دستورالعملی در قالب یک بخشنامه مورخ ۲۲ مرداد ۱۳۹۰ از سوی معاونت توسعه ریاست جمهوری به تمام دستگاه‌های اجرایی مشمول ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری در شش ماده به شرح ذیل ابلاغ شد:

ماده ۱- تکالیف عمومی

ماده ۲- نحوه تکمیل فرم‌های ارزیابی عملکرد

ماده ۳- نحوه ارتقای رتبه شغلی با توجه به امتیاز مکتسبه از ارزیابی

ماده ۴- نتایج حاصل از ارزیابی عملکرد فرد در مأموریت‌های سازمان

ماده ۵- از تاریخ تصویب این دستورالعمل تمامی بخشنامه‌ها، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های مغایر با این دستورالعمل لغو می‌گردد.

ماده ۶- مسئولیت اجرا و نظارت بر این دستورالعمل در دستگاه‌های اجرایی به عهده دفاتر ارزیابی عملکرد و پاسخگویی به شکایات (مدیریت عملکرد) بوده و دفاتر منابع انسانی و تحول اداری استانداری‌ها مسئول نظارت بر نحوه اجرا در دستگاه‌های اجرایی استان هستند.

براساس این دستورالعمل، شاخص‌های ارزیابی در دو بخش شاخص‌های اختصاصی و عمومی (با مجموع ۱۰۰ امتیاز) و در قالب سه فرم جهت ارزیابی عملکرد مدیران میانی، مدیران پایه، و کارکنان ارائه می‌شود. شاخص‌های اختصاصی که ۴۰ امتیاز را به خود اختصاص می‌دهد، مطابق با عملکرد تخصصی مدیران و کارکنان در حیطه شرح وظایف ابلاغ شده به آنها توسط خود دستگاه‌ها تدوین می‌گردد. شاخص‌های عمومی (با ۶۰ امتیاز) شامل شاخص‌های توانمندساز است و در تمامی دستگاه‌های اجرایی، مشترک و در پنج محور “ابتکار و خلاقیت”، “مهارت‌ها و توانمندی‌ها”، “خدمات برجسته”،‌“آموزش”، و “رضایت ارباب رجوع” (معاون توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور ۱۳۹۰) توسط معاونت توسعه تعیین شده و در اختیار دستگاه‌ها قرار گرفته است.

شاخص‌های ارزیابی عملکرد

در لغت، وسیله مشخص کردن هر موضوع را شاخص آن موضوع گویند. تعیین شاخص‌های ارزیابی مهم‌ترین و مشکل‌ترین قسمت در ارزیابی عملکرد است. مسأله مهم این است که شاخص اندازه‌گیری باید به گونه‌ای تعریف شود که هم بتواند اطلاعات مورد نیاز ]حاصل از تجزیه شغل[ را جمع‌آوری کند و هم بتواند تأثیر مثبتی بر عملکرد داشته باشد (حقیقی کفاش، اسماعیلی و اکبری ۱۳۹۲، ۸۲). این امر در حوزه فعالیت‌های فرهنگی به خصوص حوزه کتابداری و اطلاع‌رسانی که اساسا ماهیتی کیفی و مفهومی دارند، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

یک ارزیابی عملکرد، زمانی کارآمد است که در آن با انتخاب شاخص‌های کلیدی به بررسی و ارزیابی عملکرد یک سازمان یا دستگاه پرداخته ‌شود. دلیل بااهمیت بودن شاخص‌های عملکرد این است که نتایج به‌دست‌آمده از آنها تأثیر عمده‌ای بر جهت‌گیری سازمان و تصمیمات کلان مدیریت خواهد داشت (حقیقی کفاش، اسماعیلی و اکبری ۱۳۹۲، ۷۸).

فرم‌های ارزیابی عملکرد کارمندان

همان‌طور که پیشتر اشاره شد، فرم‌های ارزیابی کارمندان (کارکنان و مدیران) در قالب سه فرم (هر کدام در دو جدول شاخص‌های اختصاصی و عمومی) طراحی شده‌اند. فرم شماره ۱، ویژه مدیران میانی است که شاخص‌های اختصاصی و عمومی معاونان سازمان‌ها، مؤسسات و شرکت‌ها، مدیران کل، مدیران، و معاونان مدیر کل را دربرمی‌گیرد. فرم شماره ۲، متعلق به مدیران پایه (عملیاتی) و سرپرستان است و شاخص‌های اختصاصی و عمومی رئیس اداره، قسمت، گروه و مشاغل همتراز را شامل می‌شود. در نهایت، فرم شماره ۳ برای تمامی کارمندان (به غیر از مدیران میانی و پایه)  در سطوح مختلف است.

فرم شاخص‌های اختصاصی متشکل از ۸ ستون به این شرح است: محورهای ارزیابی، شاخص‌های ارزیابی (مأموریت‌های محوله)، واحد سنجش، هدف مورد انتظار، سقف امتیاز، عملکرد، امتیاز مکتسبه، و تحلیل عملکرد (علل عدم تحقق اهداف، نقاط قوت و ضعف، و ارائه راهکارها) (پیوست).

لازم به یادآوری است که شاخص‌ها باید کمّی و قابل اندازه‌گیری باشند و در قسمت واحد سنجش با عنوان‌هایی همچون تعداد، درصد، مورد، پرونده، ساعت، نسبت و مانند آن بیان شوند. در ستون هدف مورد انتظار، هدف کمّی از پیش تعیین‌شده برای هر شاخص و براساس واحد سنجش نوشته می‌شود. در ستون سقف امتیاز، به هر شاخص براساس اهمیت آن نسبت به بقیه شاخص‌های مد نظر برای هر کارمند یا مدیر، امتیازی داده می‌شود، به‌طوری که مجموعه شاخص‌های مربوط به یک فرد به ۴۰ برسد. در ستون عملکرد، میزانی از هدف مورد انتظار که محقق شده است، براساس واحد سنجش وارد می‌گردد. در ستون امتیاز مکتسبه، امتیاز هر شاخص براساس این فرمول تعیین می‌گردد: سقف امتیاز ضربدر عملکرد، تقسیم بر هدف کمّی. در نهایت، میانگین امتیاز به‌دست آمده از مجموع امتیازهای شاخص‌های عمومی و اختصاصی در طول دوره ارزیابی، مبنای امتیازدهی برای ارتقای رتبه کارمندان (با رعایت سایر شرایط) است.

ارزیابی عملکرد کارمندان سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران

در اجرای دستورالعمل اجرایی ارزیابی عملکرد و جهت تدوین شاخص‌های اختصاصی کارمندان سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، با لحاظ نمودن مصوبات و بخشنامه‌های ابلاغی دولت و با هماهنگی با امور مدیریت عملکرد معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی ریاست جمهوری، مرداد ماه امسال کارگروهی بدین منظور در اداره کل امور اداری سازمان تشکیل گردید. در مرحله نخست، براساس برنامه راهبردی سازمان، محورهای ارزیابی تدوین، سپس کار بر روی شاخص‌های اختصاصی آغاز شد.

بدین منظور، ابتدا شرح وظایف مصوب سازمان ملاک قرار گرفت، اما بررسی‌های بیشتر و مصاحبه اولیه با برخی رؤسای گروه‌ها و ادارات و تطبیق شرح وظایف با کار واقعی که در گروه‌ها و ادارات انجام می‌شود، نشان داد که شرح وظایف مصوب، دقیقا فعالیت‌های کاری کارکنان سازمان را بازگو نمی‌کند. به همین دلیل، تصمیم گرفته شد اساس کار بر گزینه‌های مندرج در فرم‌های گزارش کار هفتگی و ماهانه گروه‌ها و ادارات قرار گیرد که کار واقعی انجام گرفته کارکنان را نمایان می‌کرد. در نهایت، قرار بر این شد ابتدای امر، شاخص‌های اختصاصی مدیران و کارکنان اداره کل‌های معاونت کتابخانه ملی به عنوان الگو تهیه گردد، سپس فرم‌های سه معاونت دیگر سازمان براساس این الگو تدوین شود.

پس از هماهنگی با رؤسای گروه‌ها و ادارات چهار اداره کل‌ معاونت کتابخانه و جهت تدوین شاخص‌های اختصاصی کارکنان (فرم شماره ۳)، فرم‌های گزارش کار هفتگی و ماهانه جمع‌آوری شد. در مرحله بعد، گزینه‌های مندرج در این فرم‌ها، تجزیه و تحلیل و شاخص‌هایی مطابق با فعالیت‌های هر گروه و اداره، به صورت پیش‌نویس، در فرم‌های مخصوص درج گردید. بدیهی است که شاخص‌های مربوط به هر یک از کارکنان متفاوت خواهد بود، اما به دلیل تنوع کار در برخی گروه‌ها و ادارات و نیز در برخی موارد، درگیری یک کارمند در بیش از چند فعالیت، جهت جلوگیری از تعدد فرم‌های ارزیابی، تصمیم گرفته شد در این مرحله، تمامی شاخص‌های مربوط به هر گروه یا اداره در یک فرم درج گردد.

در مرحله بعد، فرم‌های پیش‌نویس جهت بررسی، در اختیار رؤسای گروه‌ها و ادارات قرار گرفت. پس از گذشت چند روز، مصاحبه‌هایی با رؤسا صورت گرفت و با بررسی‌های انجام گرفته، فرم‌ها به شکل نهایی درآمد. از آنجا که برای فرم‌های ارزیابی عملکرد مدیران پایه (رؤسای گروه‌ها و ادارات)، اطلاعات اولیه‌ای همچون فرم‌های گزارش کار در اختیار نبود، فرم‌های خام شماره ۲ در اختیار این افراد قرار گرفت؛ توضیحات لازم ارائه و از آنها خواسته شد تا وظایف محوله خود را در فرم شاخص‌های اختصاصی درج کنند. بعد از سپری شدن زمان مقرر، فرم‌های شماره ۲ جمع‌آوری و بررسی‌های اولیه روی آنها انجام شد و در نهایت، با هماهنگی‌های لازم با رؤسای گروه‌ها و ادارات، این فرم‌ها نیز نهایی گردید. فرم‌های ارزیابی عملکرد مدیران میانی (فرم‌های شماره ۱) نیز به همین شیوه و با هماهنگی با این مدیران (معاونان مدیر کل‌ها) تدوین و نهایی شد.

سخن پایانی

ارزیابی عملکرد و یا خلف شایسته آن، یعنی مدیریت عملکرد از مهم‌ترین فرایندهای راهبردی است که میزان تحقق اهداف و برنامه‌های هر سازمانی را مشخص می‌کند. هدف اصلی از این امر، فراهم نمودن اطلاعات ضروری درباره کمیّت و کیفیت کار نیروهای شاغل در سازمان برای مدیران است تا بتوانند دقیق‌تر و صحیح‌تر در مورد مزایایی همچون بهره‌مندی از ارتقای رتبه شغلی، دریافت پاداش، بورس‌های تحصیلی، انتصاب در پست‌های مدیریتی و مانند آن برای کارکنان تصمیم بگیرند. از طرفی، ارائه گزارش حاصل از ارزیابی عملکرد کارمندان، از شاخص‌های اساسی ارزیابی عملکرد سالانه دستگاه‌های اجرایی به‌حساب می‌آید که ۶۵ امتیاز از ۱۴۰ امتیاز محور “استقرار نظام جامع مدیریت عملکرد” را به خود اختصاص داده است (معاون نوسازی و تحول اداری … ۱۳۸۹).

پس از گذشت بیش از دو سال از ابلاغیه دستورالعمل اجرایی ارزیابی عملکرد کارمندان به دستگاه‌های دولتی و ابطال فرم‌های چهارگانهه قدیمی ارزشیابی مدیران، سرپرستان، کارشناسان، وکارکنان، اکنون بسیاری از سازمان‌ها با استفاده از فرم‌های جدید به ارزیابی عملکرد کارمندان خود می‌پردازند و گزارش آن را جهت ارزیابی عملکرد سالانه دستگاه به معاونت توسعه ارسال می‌کنند. در فاز نخست طرح اجرایی “تدوین شاخص‌های اختصاصی ارزیابی عملکرد کارمندان سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران”، فرم‌های شماره ۱، ۲ و ۳ ارزیابی عملکرد مدیران و کارکنان معاونت کتابخانه ملی تدوین و آماده بهره‌برداری قرار گرفت. اکنون زمان آن است تا با الگو از مراحل اجرایی این طرح، شاخص‌های اختصاصی مربوط به سه معاونت دیگر سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران تهیه و تدوین گردد. لازم به اشاره است بدین منظور، شیوه‌نامه‌ نحوه تکمیل فرم‌های ارزیابی عملکرد کارمندان سازمان نیز در دست تهیه است.

منابع

حقیقی کفاش، مهدی، محمدرضا اسماعیلی، و مسعود اکبری. ۱۳۹۲. ارزیابی عملکرد در سازمان‌های فرهنگی. تهران: امیرکبیر.

رفیع‌زاده، علاءالدین، محمدعلی عفتی داریانی، و مریم رونق. ۱۳۸۹. مدیریت عملکرد. ویرایش ۳. تهران: فرمنش.

رفیع‌زاده، علاءالدین، و یوسف رونق. ۱۳۹۲. مدیریت و ارزیابی عملکرد با رویکرد علمی-کاربردی (سازمان، مدیران و کارکنان). تهران: فرمنش.

صدرالسادات، علی. ۱۳۸۷. ارائه مدلی برای ارزیابی عملکرد مؤثر کارکنان شرکت ملی نفت ایران. فصلنامه مدیریت منابع انسانی در صنعت نفت، سال دوم، شماره ۳، ص ۹۷ – ۱۱۴.

معاون توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور. ۲۲ مرداد ۱۳۹۰. دستورالعمل اجرایی ارزیابی عملکرد کارمندان.  www.msrt.ir/sites/Nezarat/…/Arzyabi%20Help.pdf(تاریخ دسترسی ۱۱ دی ۱۳۹۲).

معاون نوسازی و تحول اداری، امور مدیریت عملکرد. ۱۳۸۹. شاخص‌های عمومی ارزیابی عملکرد سال ۱۳۸۹ دستگاه‌های اجرایی به همراه دستورالعمل امتیازدهی (سطح ملی). http://www.mdhc.ir/Portal/File/ShowFile.aspx?ID=0d743559–c6cf-4885-9cc9-e0091886cb8c (تاریخ دسترسی ۱۱ دی ۱۳۹۲).