تابستان گذشته بسیاری از کتابداران در حالی که روزهای سختی را با توجه به کاهش بودجه، مرخصی‌های بدون حقوق، کاهش خرید کتاب و مجله، و افزایش تقاضا برای منابع و خدمات، پیشبینی می‌کردند، خبر مسرت‌بخشی را دریافت کردند.
اوباما، رئیس جمهوری ایالات متحده، در ۲۸ ژوئیه ۲۰۰۹ دیوید فریرو را به عنوان دهمین رئیس سازمان ملی آرشیو و پیشینه‌های آمریکا NARA)) معرفی کرد. اهمیت این موضوع در این است که فریرو اولین کتابداریست که به مقام ریاست آرشیو ملی آمریکا منصوب می‌شود.
رؤسای قبلی سازمان ملی آرشیو و پیشینه‌ها تاریخ‌دانان و دانشمندانی بودند که نسبت به حرفه آرشیو شناخت زیادی داشتند، اما تجربه لازم در زمینه سازماندهی و مدیریت، توصیف محتوایی، آموزش عمومی، و دسترسی به محتوا یا استفاده از فناوری را نداشتند. اوباما همچنین فریرو را به عنوان رئیس مرکز ملی حذف طبقه‌بندی انتخاب کرد. وی موظف است طی چهار سال چهار صد میلیون صفحه مدرک را از طبقه‌بندی خارج و منتشر کند. انتصاب فریرو در ششم نوامبر ۲۰۰۹ به تأیید مجلس سنا رسید.
رئیس سازمان ملی آرشیو و پیشینه‌های آمریکا دقیقاً چه وظایفی دارد؟ او مسئول اداره فعالیت‌های آرشیو ملی با بودجه سالانه ۴۷۰ میلیون دلار و تعداد ۳۴۰۰ کارمند است. NARA برای نگهداری پیشینه‌های ملی و حفاظت تاریخ ثبت شده کشور بوجود آمده است. برنامه فراگیر مدیریت پیشینه‌ها در دولت بسیار وسیع است و ارائه خدمات به سازمان های فدرال و عموم مردم شامل می‌شود. مجموعه پیشینه‌ها از ۹ میلیارد صفحه متن، ۷/۲ میلیون نمودار، نقشه، نقشه‌های معماری، ۲۰ میلیون عکس، ۳۶۵ هزار حلقه فیلم، ۱۱۰ هزار نوار ویدئو و میلیون‌ها پیشینه الکترونیک و مجموعه داده‌های موجود در آرشیو پیشینه‌های الکترونیک (ERA) تشکیل شده است.
فریرو با کوله‌باری از تجربه در زمینه مدیریت کتابخانه و آرشیو به این پست منصوب شد. او دارای مدرک کارشناسی و کارشناسی ارشد از دانشگاه نورث ایسترن در بوستون و مدرک کارشناسی ارشد در رشته علوم از مدرسه کتابداری و اطلاع رسانی کالج سیمونز است. اولین شغل کتابداری او، رف آرایی در کتابخانه های انستیتوی تکنولوژی ماساچوست MIT)) در سال ۱۹۶۵ بود. بعدها او در همان دانشگاه تا پست مدیر خدمات عمومی و مدیر اجرایی مشترک کتابخانه ها ارتقا یافت.
طی جنگ ویتنام، به مدت چهار سال در نیروی دریایی آمریکا خدمت کرد. از سال ۱۹۹۶ تا ۲۰۰۴ معاون رئیس و کتابدار دانشگاه دوک بود، سپس در سال ۲۰۰۴ مدیر بنیاد اندرو ملون و مدیر اجرایی کتابخانه های پژوهشی تابع کتابخانه عمومی نیویورک شد. بدین ترتیب مسئولیت های وی بسیار گسترش یافت و بزرگترین شبکه کتابخانه های عمومی کشور را در بر گرفت.
فریرو در تمام این پست ها بر روی تغییر ماهیت کتابخانه ها، آرشیوها و خدمات عمومی با استفاده از فناوری کار می کرد. او در دسامبر ۲۰۰۹ با کارمندان NARA درباره تجربه های خود چنین گفت:
«من در تمامی این مجموعه ها، محافظت و نگهداری، از جمله ایجاد برنامه نگهداری منابع در دانشگاه دوک را تجربه کرده ام. از همه مهم تر مدیریت جنبه های تحولات فناوری در هر سه مؤسسه ای را تجربه کرده ام که برای دهه های متمادی به عنوان کتابخانه و آرشیو در استفاده از فناوری های نوین پیشرو هستند».
همچنین، فریرو در اواخر سال گذشته ماموریت NARA را برای کمیته نظارت و اصلاح دولت در کنگره تشریح کرد: «برنامه راهبردی کنونی NARA به روشنی بیانگر مأموریت ما در راستای خدمت به دموکراسی آمریکا از طریق محفاظت و نگهداری پیشینه های دولتمان است، و تضمین کننده این است که مردم بتوانند این میراث مستند را کشف و بهره برداری کنند و از آن بیاموزند. … من اطمینان دارم که ما با مسئولیت پذیری و دقت تمام، پیشینه های دولت آمریکا را در دسترس مردم آمریکا قرار می دهیم». او در مصاحبه اخیر خود نقش NARA در انجام رضایت بخش ماموریتش را توضیح داد.
آنچه که در ادامه می آید، بخش اول مقاله دو قسمتی راجع به فریرو، اهداف و دیدگاه های اوست:
سؤال: شما پس از ورود به NARA با چه چالش های کوتاه مدتی مواجه شدید؟
من با ۷ چالش مهم کوتاه مدت روبه‌رو شدم:
۱. در رابطه با پیشینه های الکترونیک، مواردی چون: تنوع فناوری ها، پلاتفرم ها، نرم افزارها، تجربیات و فقدان استانداردها، باعث شده است تا جذب و نگهداری و ایجاد دسترسی به پیشینه های دولتی پیچیده شود،
۲. برقراری مجدد نظارت NARA بر برنامه های مدیریت پیشینه های هر سازمان و کار با سازمان ها برای تدوین پروتکل ها، دستورالعمل ها و انجام بازرسی های سالانه،
۳. امنیت فیزیکی و مجازی مجموعه ها
۴. پردازش و از طبقه بندی خارج کردن اسناد از طریق تأسیس مرکز ملی حذف طبقه بندی اسناد،
۵. آینده کتابخانه های ریاست جمهوری
۶. جلب توجه سهامداران ما به طرق معنی دار
۷. سرمایه گذاری بر روی نیروی کار در NARA از طریق تدوین راهبردهای جدید استخدام نیرو و تقویت نیروهای ماهر قبلی مورد نیاز برای نیل به هدفی که برای دولت حیاتی است.
سؤال: تعامل NARA با دفتر نشر دولتی(GPO) چگونه است؟ مسئولیت این دفتر در قبال آرشیو و حفاظت از اسناد چیست؟ از آنجایی که هر دو سازمان مسئول ایجاد دسترسی دائمی عموم [به پیشینه ها] هستند، برای انجام مسئولیت خود چگونه با یکدیگر همکاری می کنند؟
آرشیو ملی ارتباطی خاص با دفتر نشر دولتی دارد. این دو سازمان شرکای قانونی در ایجاد روزنامه رسمی کشور – نشریه روزانه ویژه انتشار قوانین و بخشنامه ها – هستند. بر اساس قانون روزنامه رسمی، کمیته ای سه نفره متشکل از رئیس NARA، رئیس دفتر نشر دولتی، و دادستان کل ایالات متحده برای مدیریت نظام روزنامه رسمی تشکیل شده است. این قانون همچنین مسئولیتهای خاصی را برای دفتر روزنامه رسمی در آرشیو ملی و دفتر نشر دولتی تعیین کرده است. دفتر روزنامه رسمی اسناد و مدارک مشمول روزنامه رسمی را دریافت و تنظیم می کند و بر انتشار روزانه روزنامه رسمی کشور اهتمام می ورزد. دفتر نشر دولتی مسئولیت چاپ و نشر انتشارات دولتی را برعهده دارد. از سال ۱۹۹۴ ایجاد دسترسی برخط به انتشارات خود نیز به طور رسمی بر مسئولیت‌هایش افزوده شده است. دفتر روزنامه رسمی واقع در NARA و دفتر نشر دولتی هر روز در ارتباط نزدیک کاری با یکدیگر هستند. علاوه بر مسئولیتهای رسمی، فناوری پایه مورد استفاده در فرایند انتشار روزنامه رسمی، و همچنین کوشش‌های مشترک ایجاد و توسعه روش‌های جدید دسترسی به اسناد و مدارک روزنامه رسمی این دو سازمان را در ارتباط کاری تنگاتنگی قرار می دهد. سیستم روزنامه رسمی علاوه بر انتشار روزانه روزنامه، انتشار قانون ۲۲۶ جلدی فدرال، قوانین ایالات متحده، اسناد و مدارک روزانه ریاست جمهوری، اسناد عمومی رؤسای جمهوری ایالات متحده، و اسنادی از این قبیل را نیز بر عهده دارد.
NARA همچنین برای تأمین دسترسی عمومی به انتشارات دولتی که توسط دفتر نشر دولتی منتشر می شود و دسترسی به پیشینه‌های الکترونیک تولید و نگهداری شده در دفتر نشر دولتی، با آن همکاری می‌کند.
NARA 57 هزار فوت انتشارات فدرال مربوط به سال ۱۹۷۰ تا کنون را نگهداری می‌کند. این انتشارات، آثار فراوانی را شامل می شود که در قالب مجموعه‌های کتابخانه‌های تحت پوشش کنگره امریکا در سراسر کشور در دسترس پژوهشگران قرار می گیرد.
سؤال: پیشرفت ما در رقومی‌سازی مجموعه‌های میراث [ملی]، اسناد، عکس‌ها، و سایر مدارک چگونه است؟
ما توافق‌نامه همکاری با سه سازمان تجاری برای کمک در رقومی‌سازی بخش عمده‌ای از پیشینه‌ها منعقد ساخته‌ایم. این توافق‌ها و راهبرد کلی رقومی‌سازی در وبسایت آرشیو ملی قابل مشاهده است. این رویکردی است که سازمان ما پیش از من در پیش گرفته است. آنها به این نتیجه رسیده بودند که تنها راه انجام این وظیفه، جلب همکاری Ancestry.com و دیگران است. من نظراتی راجع به این توافقات دارم. مجموعه سهامداران نیز نظراتی دارند. تا جایی که می‌دانم، ما به دنبال منابع مالی یا درخواست پول برای رقومی‌سازی مدارک توسط خودمان نبوده‌ایم. این زمینه برای فعالیت گشوده است.
سؤال: حال که هنوز محدودیت‌های مالی تقریباً پابرجاست، آیا احتمال دارد برای انجام طرح، پول بیشتری دریافت کنید؟
افراد زیادی به دنبال موقعیت‌هایی هستند تا برای طرحی همچون Wi-Fi Protected Access (دسترسی محافظت شده با وای-فای) در حیطه رقومی‌سازی، به عنوان محرک و تشویق سرمایه‌گذاری کنند. من دلایل کافی برای جلب توجه شرکای تجاری و هر کسی که بخواهد وارد مقوله‌ای چون سرمایه‌گذاری تشویقی شوند، دارم.
سؤال: وضعیت آرشیو پیشینه‌های الکترونیک (ERA) چگونه است؟ اهداف آن چیست؟ در انجام آن چقدر پیشرفت حاصل شده است؟
آرشیو پیشینه‌های الکترونیک یک ابزار جامع، نظام‌مند، و پویا برای حفاظت پیشینه‌های الکترونیک مستقل از هر گونه سخت‌افزار یا نرم‌افزار است و حفاظت و دسترسی به پیشینه‌های الکترونیک را از حال تا آینده تسهیل می‌کند. این سیستم، کل چرخه حیات پیشینه‌های الکترونیک، از لحظه ورود به سیستم تا ذخیره و ارائه به مشتریان را مدیریت می‌کند. این آرشیو طی دهه آینده به طور فزاینده‌ای NARA را قادر خواهد ساخت پیشینه‌های ارزشمند دولتی را پردازش نماید و به صورت الکترونیک در دسترس قرار دهد.
آرشیو پیشینه‌های الکترونیک بدین منظور طراحی شده است که کاربران مجاز از طریق NARA و کاربرانی از دولت فدرال، و همچنین هر شخصی از هر مکانی که متناسب با سطح دسترسی مجاز خود به شبکه مرتبط است [به عنوان مثال، مقامات دولتی دسترسی متفاوتی نسبت به افراد عادی به این شبکه دارند]، به محتوای آن دسترسی داشته باشد.
اصلی‌ترین ویژگی آرشیو پیشینه‌های الکترونیک این خواهد بود که باید قادر باشد به مرور زمان توسعه و گسترش یابد تا قابلیت پذیرش و ذخیره انواع جدید پیشینه‌های الکترونیک را داشته باشد. این آرشیو به گونه‌ای ساخته خواهد شد تا پیشینه‌های الکترونیک از خراب شدن یا تغییر کیفیت بر اثر تغییر فناوری مصون بمانند. در نهایت، کاربر خواهد توانست پیشینه‌های معتبر را صرف نظر از این که نرم‌افزاری که آنها را تولید کرده هنوز قابل دسترس هست یا نه، مشاهده کند.
سؤال: NARA چگونه با تقاضاهای ناشی از قانون آزادی اطلاعات کنار می‌آید؟ آیا این درست است که تقاضاهای ناشی از قانون آزادی اطلاعات در سراسر دولت مورد حمایت قرار دارند؟
ما دفتر جدیدی داریم که در آرشیو [ملی] تأسیس کرده‌ایم. وظیفه اصلی این دفتر ایجاد هماهنگی میان متقاضی یا درخواست کننده و آن نمایندگی‌ای است که مسئولیت کنترل محتوا را برعهده دارد. در حال حاضر نمایندگی‌ها تحت فشار قرار گرفته‌اند تا بیشتر انعطاف‌پذیر باشند. در عین حال، ما به جستجوی راه‌های جدیدی برای آزادسازی اطلاعات هستیم. ما نهادی به نام «مرکز ملی حذف طبقه‌بندی» داریم که به تازگی به دستور رئیس جمهور تأسیس شده است. ما حکمی برای حذف طبقه‌بندی چهارصد میلیون صفحه محتوا تا پایان دسامبر ۲۰۱۳ داریم. این واقعاً زیاد است. ما در حال بررسی ایجاد فرایندی هستیم تا بتوانیم این حجم عظیم محتوا را با مرور سریع، نه صفحه به صفحه، مقوله‌بندی کنیم. حدود ۲۰۰۰ راهنمای رده‌بندی در دولت در دست بهره‌برداری است. ما باید تعداد آنها را به یک رده‌بندی تقلیل دهیم.
نوشته: میریام ا. دریک
